DIN-Regeln (gemäß 5008:2005) - Unterschriftenblock bei Geschäfts-E-Mails

Seit 01.01.2007 gilt für Geschäfts-E-Mails, die an eine bestimmte Person gerichtet sind, wie beispielsweise Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Reklamationen, Auftragsbestätigungen oder Gutschriften die Gesetzesvorgabe, dass der Unterschriftenblock bestimmte Bestandteile aufweisen muss.

Zwingende Bestandteile der E-Mail-Signatur sind:

• Unternehmensname inkl. Rechtsformzusatz
• Name des Unternehmers bzw. des/der Geschäftsführer oder Vorstands- bzw. Aufsichtsratsvorsitzenden
• Unternehmensanschrift
• Zuständiges Registergericht
• Handelsregisternummer

Muster (die folgenden Namen sind frei erfunden)

Freundliche Grüße
LEERZEILE
Mustermann GmbH
LEERZEILE
Dr. Peter Mustermann
LEERZEILE
Telefon: + 49 221 xxx-xxx
Fax: + 49 221 xxx-xxx
Kölner Str. xy
5xxxx Köln
E-Mail: p.mustermann[at]mustermann.de
Internet: (an diese Stelle gehört die Internetadresse)
LEERZEILE
Geschäftsführer: Dr. Walter Mustermann
Vorsitzender des Aufsichtsrates: Monika Musterfrau
Amtsgericht Köln HRB XXYY

Ausgenommen von dieser neuen Gesetzesvorgabe sind lediglich:

• Freiberufler, nicht eingetragene Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR).
  
• E-Mails, in denen nur Berichte oder Mitteilungen an den Geschäftspartner gesandt werden.
  
• Werbemailings, Newsletter, Internet-Foren ¯ also E-Mails, die an einen unbestimmten Personenkreis gesendet werden.

Quelle: Rechtsfachwirtin Walburga Hübner - Beitrag vom 20.02.2008