Seit dem 27.11.2020 müssen Rechnungen an die Bundesverwaltung in elektronischer Form gestellt werden. Rechnungen im Rahmen öffentlicher Aufträge sind an die Behörden mit einem maschinenlesbaren XML-Datensatz zu übermitteln - regelmäßig im Standard „XRechnung“. Zur Übermittlung von E-Rechnungen stehen zwei Plattformen zur Verfügung. Auch gegenüber dem Land Bremen gilt eine E-Rechnungspflicht.
Durch das „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen“ vom 04.04.2017 wurde das „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung“ um Regelungen zur E-Rechnung ergänzt.
Mit der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) vom 06.09.2017 wurden weitere Vorschriften zur Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs durch den Bund erlassen. In diesen Regelungen ist u.a. vorgesehen, dass seit dem 27.11.2020 Lieferanten des Bundes die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vornehmen müssen.
Ausnahmen von der verbindlichen E-Rechnung
Die Pflicht zur Versendung von E-Rechnungen gilt allerdings nicht bei den folgenden Rechnungen:
- Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag unter 1.000 €,
- Rechnungen, deren Rechnungsdaten geheim zu halten sind,
- Rechnungen für Beschaffungen im Ausland durch den Auswärtigen Dienst oder andere Dienststellen,
- Rechnungen der Organleihe gem. § 159 Abs. 1 Nr. 5 GWB.
Format einer E-Rechnung
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsinhalte in einem maschinenlesbaren XML-Datensatz. Dadurch wird erreicht, dass Informationen elektronisch übermittelt und empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z.B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Übermittlungswege für eine E-Rechnung
E-Rechnungen an Rechnungsempfänger des Bundes können über zwei Plattformen eingereicht werden:
- Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für Lieferanten der unmittelbaren Bundesverwaltung,
- und die onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für Lieferanten der mittelbaren Bundesverwaltung sowie die Bundesländer Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen.
Neben der reinen Übermittlung der E-Rechnungen wird auch ein Selfservice zur manuellen Erstellung von E-Rechnungen angeboten.
Öffentliche Auftraggeber der mittelbaren Bundesverwaltung sind nicht zur Nutzung der OZG-RE verpflichtet, weshalb es in Einzelfällen auch Eigenlösungen neben ZRE und OZG-RE geben kann.
Um Übermittlungsprobleme zu vermeiden, sollen öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung ihre Rechnungssteller über die zu verwendenden Portale informieren. Die Bundesplattformen ermöglichen die einfache Erstellung von E-Rechnungen oder deren Upload über eine komfortable Weboberfläche. Auch eine Einreichung via E-Mail und Peppol-Webservice kann vorgenommen werden.
Regelungen in den Bundesländern
In den Bundesländern gelten eigene Regelungen zur Verbindlichkeit der E-Rechnung. Bisher hat lediglich das Land Bremen die zeitlichen Vorgaben des Bundes übernommen, so dass auch im Land Bremen Rechnungen seit dem 27.11.2020 elektronisch zu übermitteln sind. In den anderen Bundesländern gelten Übergangsfristen, so dass derzeit auch noch die Übersendung von Papierrechnungen zulässig ist.
Praxishinweis
Die Bundesverwaltung hat nun dem ursprünglichen Zeitplan entsprechend die nächste Stufe der E-Rechnungsstellung eingeleitet: Rechnungen sind generell in einem besonderen Format elektronisch an die entsprechenden Behörden der Bundesverwaltung zu übermitteln. Es bleibt abzuwarten, ob die damit vom Gesetzgeber erhofften Vorteile erreicht werden und die Rechnungsstellen ihre Rechnungen auch entsprechend einreichen können, ohne auf technische Probleme zu stoßen.
RA und StB Axel Scholz, FA für Steuerrecht und FA für Handels- und Gesellschaftsrecht
Quelle: Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI), E-Rechnung: Einführung in der Bundesverwaltung (Artikel) sowie BMI und BMF: FAQ zum Thema E-Rechnung