Steuerfachangestellte -

Werden Sie Ihr eigener Zeit-Manager

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass die Ereignisse sich überschlagen und Sie nicht wissen, was Sie als ersten tun müssen?

Dann ziehen Sie sich einmal wenige Minuten zurück und erstellen Sie einen Fahrplan, um das Chaos in geordnete Bahnen zu lenken.

Bereiten Sie sich vor

Zunächst besorgen Sie sich ein Zeitplanbuch beziehungsweise einen Terminplaner. Die Einteilung sollte möglichst einfach sein: Termine, Aufgaben und Kontakte. Ansonsten benötigen Sie nur einige weiße Blätter sowie Zugriff auf Informationen über Ihre Termine und Aufgaben. Im nächsten Schritt notieren Sie auf dem Papier alles, was Sie in der nächsten Zeit erledigen müssen. Ob Besprechungen, Reisen, Seminare oder Kundenbesuche – in dieser Phase darf noch alles bunt durcheinander gehen. Wichtig ist nur, dass Sie nichts vergessen.

Setzen Sie Prioritäten

Jetzt setzen Sie Prioritäten: Sie überlegen, wie wichtig die einzelnen Termine sind, und vergeben die Prioritäten A, B und C: A sind Aufgaben und Termine, die sehr wichtig sind und nicht delegiert werden können. B sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und Termine, die Sie delegieren können. C sind Aufgaben und Termine, die viel Zeit kosten, denen Sie jedoch geringen Wert beimessen (Ablage erledigen, Rundschreiben lesen etc.).

Schätzen Sie den Zeitaufwand

Weisen Sie nun den Aufgaben und Termine einen Zeitrahmen zu, der für die Erledigung benötigt wird. Jetzt haben Sie alle Informationen, die Aufgaben und Termine in Ihren Terminkalender einzutragen. Nehmen Sie dabei Ihre Erfahrungswerte und erhöhen Sie Ihre eigene Schätzung um 50 Prozent. Denn die meisten Menschen neigen dazu, den Zeitbedarf für Aufgaben zu unterschätzen, weil Sie Unterbrechungen durch Anrufe oder andere Vorfälle, die die Konzentration stören, ignorieren.

Erstellen Sie einen Zeitplan

Verplanen Sie dabei maximal die Hälfte Ihrer täglichen Arbeitszeit, um genügend Puffer für unvorhersehbare Ereignisse zu haben. Eine gute Tagesplanung hilft Ihnen, die wichtigen Aufgaben auch dann noch zu erledigen, wenn der Tag Überraschungen bereithält. Notieren Sie zunächst alle Termine, die Sie unbedingt wahrnehmen müssen. Vergessen Sie dabei Reisezeiten nicht, wenn Termine außer Haus stattfinden. Dann tragen Sie die Vorbereitungszeiten für diese Termine ein. Stellen Sie dann für die nächsten Tage Ihren persönlichen Aufgabenplan zusammen. Beginnen Sie mit den A-Aufgaben. Bei den B-Aufgaben überlegen Sie, ob Sie diese wirklich selbst wahrnehmen müssen oder delegieren können. C-Aufgaben werden dann wahrgenommen, wenn noch Zeit bleibt.

Regeln für Ihre Zeitplanung

Damit es nicht immer wieder zu Krisen in Ihrer Zeitplanung kommt, sollten Sie einige Regeln beachten:

  1. Richten Sie Blockzeiten ein. Reservieren Sie sich Zeiten, in denen Sie nicht gestört werden dürfen. Damit verhindern Sie, dass Sie immer wieder aus Ihrer Arbeit gerissen werden.
  2. Delegieren Sie soviel wie möglich. Sie entlasten sich damit von weniger wichtigen Aufgaben und können sich auf die wirklich wichtigen Aspekte Ihrer Arbeit konzentrieren.
  3. Halten Sie Ordnung! Wenn Sie sich angewöhnen, dass die Dinge an bestimmte Orte gehören, sparen Sie viel Suchzeit.
  4. Lesen Sie schneller! Lernen Sie, wie man Artikel, Protokolle und Briefe schnell überfliegt und die wichtigsten Punkte aufnimmt. Beginnen Sie immer mit dem Überfliegen der Überschriften und Bilder bzw. Grafiken und steigen Sie mit den Abschnitten ein, die Sie spontan interessieren.
  5. Kürzen Sie Besprechungen ab. Halten Sie Besprechungen bei Gelegenheit auch einmal im Stehen ab, um anzuzeigen, dass keine Zeit zu verlieren ist. Prüfen Sie, bei welchen Besprechungen Sie fehlen können, und sagen Sie diese ab.

Quelle: Redaktion - Deubner vom 26.01.07