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Einrichtung Verfahrensdokumentation Belegwesen: Beleg-Eingang-Bearbeitung-Aufbewahrung-Löschung |
Nachfolgend sind Schritte und Hilfsmittel für die GoBD-konforme Belegorganisation im Unternehmen dargestellt. Am Ende sind alle Textstellen aus dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD 2020) zusammengestellt, damit man schnell die relevanten Punkte findet, an die man bei der Belegorganisation vom Eingang bis zur Löschung denken muss.
Praktische Umsetzung
Grau ist alle Theorie Aber: Jeden Tag bekommt und versendet ein Unternehmen Briefe und Rechnungen. Also beginnt die praktische Umsetzung mit der Festlegung des Verfahrens. Dabei wird üblicher Weise ausgehend vom altbewährten Verfahren unter Einsatz der neuen Techniken der Ablauf optimiert.
Grundlagen
Das Unternehmen sollte über eine nachvollziehbare Handhabung des Belegeingangs verfügen. Was dazu erforderlich ist, kann man an dem nachfolgenden Schema abprüfen. Die Darstellung bezieht sich speziell auf elektronische Rechnungen, lässt sich jedoch auf Papier-Rechnungen übertragen und auch auf sonstige Posteingänge.
Schritt 1: Wie ist der Posteingang im Unternehmen organisiert? Gibt es klare Abläufe und Verantwortlichkeiten für alle Posteingangsarten?
Beispiel für elektronische Rechnungen
Gibt es eine klare Vorgabe für alle eingehende Post?
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Ja |
Nein |
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Kundenanfragen |
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Neukundenanfragen |
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Verträge |
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Sonstige Geschäftsbriefe |
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Lohn- und Personalunterlagen |
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Steuerberater Post |
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