Die strukturierte Übernahme des Rechnungsausgangs innerhalb der Buchhaltung ist einer der ersten Schritte, die Kanzleien im Kontext der Automatisierung gehen sollten, um wertvolle Kapazitäten auf Seiten der Kanzlei und des Mandanten freizusetzen. Der folgende Artikel beleuchtet das konkrete Vorgehen präzise.
Der überwiegende Teil der Unternehmen in Deutschland schreibt Ausgangsrechnungen, um die erbrachten Leistungen gegenüber den Kunden abzurechnen. Dabei kommen verschiedene Softwarelösungen zum Einsatz, z.B. Lexware, SevDesk, Sage, DATEV Mittelstand Faktura, DATEV Auftragswesen next, orgaMAX etc. Die Liste könnte nahezu ins Unendliche weitergeführt werden.
Der Einsatz eines Rechnungsprogramms bietet den großen Vorteil, dass strukturierte Daten vorliegen, die in das eingesetzte Buchhaltungsprogramm importiert werden können. Folglich können Hunderte von Rechnungen innerhalb von Sekunden verarbeitet werden, was bei einer Papier- oder (digitalen) Belegbuchhaltung nicht möglich wäre. Diese Daten dürfen aber nicht „stumpf“ übernommen werden: Zunächst müssen sowohl im Fakturasystem als auch im Buchhaltungsprogramm Einstellungen vorgenommen werden, damit die Systeme sich gegenseitig „verstehen“. Neben der Erfüllung der technischen Anforderungen müssen die Daten auch in Hinblick auf ihre (steuerliche) Qualität beurteilt werden.
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