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Pflichtangaben: Diese Angaben gehören auf jede Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnungen sind ein fester Bestandteil jeder Lohnbuchhaltung. In der Praxis passieren hier allerdings sehr viele Fehler, die erst im Rahmen von Außenprüfungen aufgedeckt werden. Dabei könnte alles so einfach sein, denn es reichen nur einige wenige Pflichtangaben, damit die Reisekostenabrechnung als rechtssicher erstellt gilt. Welche Angaben das sind, zeigt dieser Beitrag.

Abwesenheitsdauer muss genau angegeben sein

Ist ein Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig, kann der Arbeitgeber hierfür oft verschiedene Zahlungen steuerfrei leisten. Für jeden Arbeitnehmer muss dabei grundsätzlich eine eigene Reisekostenabrechnung vorliegen.

Auf der Reisekostenabrechnung muss jeder Tag einzeln abgebildet bzw. erkennbar sein, das gilt auch für mehrtägige Dienstreisen. Das ist wichtig, weil die Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber steuerfrei auszahlen kann, pro Abwesenheitstag und nicht pro Dienstreise gelten. Der Arbeitgeber kann folgende steuerfreie Zahlungen pro Tag leisten:

  • für den An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Dienstreise: 14 €
  • für jeden „Zwischentag“ bei einer mehrtägigen Dienstreise: 28 €
  • für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmer beruflich länger als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt tätig ist: 14 €