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Privatfahrzeug: Wie höhere Reisekosten als die gesetzlichen Pauschalen steuerfrei erstattet werden können

Fahren Arbeitnehmer dienstlich mit ihrem privaten Pkw, kann der Arbeitgeber grundsätzlich 0,30 € je Kilometer erstatten. Ein neues BFH-Urteil vom 21.11.2024 - VI R 9/22 bestätigt, dass auch mehr geht. Aus dem Urteil, mit dem der BFH seine Rechtsprechung geändert hat, lässt sich ableiten, wann ein höherer Kostenansatz möglich ist. Welche Regeln Ihre Mandanten dafür einhalten müssen und worauf in der Praxis zu achten ist, lesen Sie hier.

In dieser Höhe kann der Arbeitgeber Fahrtkosten ohne Einzelnachweis erstatten

Fährt ein Arbeitnehmer mit seinem privaten Pkw für seinen Arbeitgeber, kann er dafür 0,30 € je gefahrenen Kilometer abrechnen. Werden andere Fahrzeuge (z.B. ein Motorrad) genutzt, können immerhin 0,20 € steuerfrei erstattet werden. Um die Kosten abrechnen zu können, muss kein Fahrtenbuch geführt werden, sondern auch einzelne lose Zettel, die erkennen lassen, wohin der Arbeitnehmer dienstlich gefahren ist, reichen aus.

Empfehlenswert sind folgende Angaben:

  • das Datum und der Grund der Fahrt
  • die zurückgelegten Kilometer der Fahrstrecke; sollte ein Umweg (z.B. wegen eines Staus) gefahren worden sein, sollte auch das notiert werden
  • das genaue Reiseziel mit dem Straßen- und dem Ortsnamen

Eine erhöhte Pauschale ab dem 21. zurückgelegten Kilometer wie bei den Werbungskosten gibt es leider nicht. Zudem gibt es auch keine Pauschalen (mehr) für die Mitnahme von Kollegen.