| Autor: Prof. Dr. Peter Mann |
Für Rechnungen gelten im Umsatzsteuerrecht nicht die allgemeinen Aufbewahrungspflichten aus der Abgabenordnung (AO). Diese sind dort in § 147 AO geregelt und betragen je nach Dokumentenart sechs oder zehn Jahre. Die Rechnungsaufbewahrungspflichten sind abweichend davon im UStG geregelt. Nach § 14b UStG gilt immer eine zehnjährige Frist, soweit ein Unternehmer das Dokument aufzubewahren hat. Grundsätzlich ist die Originalrechnung selbst aufzubewahren. Unter bestimmten Voraussetzungen kann stattdessen eine Kopie in elektronischer Form oder ein Mikrofilmdokument aufbewahrt werden.
Beachte: Die Aufbewahrungspflicht betrifft sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen. |
Elektronische Rechnungen sind ebenfalls aufzubewahren. Dabei ist die elektronisch übermittelte Datei in einem Dateiverarbeitungssystem zehn Jahre aufzuheben.
Beachte: Sofern die Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG verletzt werden, kann dies als Ordnungswidrigkeit i.S.d. § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass der Vorsteueranspruch nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG jedoch davon unberührt bleibt. Bei der Verletzung von Aufbewahrungspflichten entfällt somit nicht automatisch der Vorsteuerabzug. Allerdings trägt der Unternehmer nach den allgemeinen Grundsätzen die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die einen Vorsteueranspruch begründen (vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 10 UStAE). |