Mit elektronischen Rechnungen lassen sich nicht nur Kosten sparen, sondern Arbeitsabläufe enorm beschleunigen. Deshalb kommen in immer mehr Unternehmen Rechnungen über digitale Kanäle an. Wir sagen Ihnen, worauf Sie achten müssen.
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Pflichtangaben auf der E-Rechnung
Bei den steuerrechtlichen Angaben unterscheiden sich die E-Rechnungen nicht von Papierrechnungen. Sie müssen weiterhin die Pflichtangaben des § 14 UStG beinhalten.
Zustimmung des Empfängers
Beim Versand von E-Rechnungen benötigen Sie die Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung gibt er,
- indem er anstandslos bezahlt oder
- indem er mit Ihnen im Vorfeld eine Vereinbarung über die Versendung von elektronischen Rechnungen trifft.
Tipp: In einem Vertrag sollten Sie auch gleich Formalien festlegen wie z.B. Datenformat und verschlüsselte Übermittlung.
Aufbewahrung des Originalformats
Auch bei E-Rechnungen müssen Sie bei der Archivierung darauf achten, dass das Original gespeichert wird. Bekommen Sie E-Rechnungen im PDF-Format, müssen Sie auch das PDF archivieren. Erhalten Sie die Rechnung als E-Mail-Text, muss der komplette Text entsprechend in Textformat archiviert werden.
Außerdem müssen Sie darauf achten, dass Rechnungen sicher vor Manipulationen sind, sprich: nicht mehr veränderbar sind. Was heißt das für Sie in der Praxis? Sollten Sie fehlerhafte Rechnungen ausstellen oder erhalten, fordern Sie eine korrigierte, neue Rechnung an bzw. erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese sollte dann ebenfalls archiviert werden, so dass ein Betriebsprüfer die Historie nachvollziehen kann.
Hohe Priorität sollte auch die Datensicherheit haben. Stellen Sie sicher, dass Rechnungen nicht mehr löschbar sind.
Tipp: Alle gerade genannten Punkte erfüllen Sie mit einem revisionssicheren Datenarchiv wie beispielsweise DATEV Unternehmen online. Hier können auch die verschiedensten Formate gespeichert werden. Außerdem können bei Betriebsprüfungen alle Belege auf Knopfdruck für den Prüfer abgerufen werden.
Verfahrensdokumentation
Um dem Finanzamt bzw. dem Betriebsprüfer einen Überblick über die organisatorischen und technischen Prozesse der digitalen Archivierung innerhalb des Unternehmens zu geben, hilft Ihnen eine Verfahrensdokumentation. In der Verfahrensdokumentation sollten Sie genau beschreiben, wer, wann und wie E-Rechnungen (und auch analoge Rechnungen) verarbeitet und wie sie archiviert sind.
Aufbewahrungspflicht
Genau wie Papierrechnungen müssen auch E-Rechnungen i.d.R. zehn Jahre lang sicher aufbewahrt werden.
Tipp: Falls Sie Rechnungen nicht in einem digitalen Archiv mit Anbindung an eine Datencloud, sondern auf einer Festplatte von Computer oder Laptop speichern, sollten Sie unbedingt Sicherungen auf anderen Speichermedien anlegen. Mit Backups sind Sie für den Fall vorbereitet, dass Laptop oder Computer nicht mehr funktionstüchtig sind.
Autor: Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).
