Sechs Fragen zur Ist-Analyse des Rechnungseingangs bei Mandanten

Belege sortieren und vielleicht sogar schon kontieren können Mandanten mit Softwareunterstützung zu großen Teilen selbst. Im richtigen Datenformat an Ihre Kanzlei übergeben, beschleunigt das die Buchhaltung enorm – aber nur, wenn der Workflow mit dem Mandanten richtig abgestimmt ist. Wichtig ist vor Einführung eines digitalen Belegaustauschs eine Analyse des Mandanten. Ausgangspunkt ist der Rechnungseingang. Lesen Sie in diesem Beitrag, mit welchen Fragen Sie den Status quo beim Mandanten herausfinden.

1. Frage: Nutzen Sie digitale Workflows?

Im ersten Schritt beurteilen Sie, wie der Mandant aufgestellt ist, mit dem Sie es zu tun haben. Ein 25-jähriger Softwareentwickler wird sich i.d.R. besser in einem digitalen Cloudlösungstool zurechtfinden als der 64-jährige Reisebürobetreiber. Das heißt allerdings nicht, dass irgendjemand von vornherein von der Digitalisierung ausgeschlossen werden sollte. Jeder kann mit den entsprechenden Leitfäden/Anleitungen und gewissen Hilfestellungen den Einstieg in die digitale vorbereitende Buchhaltung schaffen!

Außerdem ist es wichtig, grundlegende Sachverhalte in der Buchhaltung zu klären: Ist der Mandant Bilanzierer oder Gewinnermittler? Für Gewinnermittler kann es durchaus Vorteile bringen, die Buchhaltung auf debitorische und kreditorische Buchung umzustellen, so dass debitorisch und kreditorisch gebucht wird, weil in vielen digitalen Cloudlösungen eine Belegverarbeitung dadurch deutlich einfacher anzuwenden ist.

2. Frage: Werden Rechnungen bereits eingescannt?

Viele Mandanten scannen Rechnungen sowieso schon ein. Fragen Sie also, ob sie Ihnen eingescannte Eingangsrechnungen direkt digital zur Verfügung stellen können.

3. Frage: Wie kommen Eingangsrechnungen bei Ihnen an?

Bekommen Mandanten Eingangsrechnungen noch überwiegend in Papierform per Post? Dann unterstützen Sie Ihre Mandanten mit einem Musterschreiben für Lieferanten mit der Bitte, Rechnungen in digitaler Form zu übermitteln.

Musterformulierungen: Wir sind dabei, unsere Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Könnten Sie uns bitte zukünftig Ihre Rechnungen per E-Mail an die E-Mail-Adresse [rechnung@firma.de] schicken?

Wir bevorzugen Rechnungen im Rechnungsformatstandard ZUGFeRD, da sich Rechnungen in diesem Format am effizientesten verarbeiten lassen. Näheres zum ZUGFeRD-Rechnungsformat finden Sie unter www.rechnungsaustausch.org/zugferd. Bei Rückfragen melden Sie sich gerne bei uns.

4. Frage: Welcher Scanner wird benutzt?

Falls doch weiterhin viel Papier im Unternehmen ankommt, ist es wichtig zu wissen, welcher Scanner benutzt wird. Je nach Belegaufkommen können sich Mandanten die Arbeit mit einem leistungsstarken Arbeitsplatzscanner deutlich vereinfachen. Anders als Netzwerkscanner können sie größere Belegstapel einscannen und Rechnungen, die zusammengehören, per Klick digital zusammenheften.

Tipp: Lassen Sie sich gute Modelle vom Büroartikelhändler empfehlen und geben Sie diese Empfehlung an Mandanten weiter.

5. Frage: Gibt es einen analogen Workflowprozess?

Falls bei Mandanten Postmappen durch diverse Abteilungen wandern, gibt es digitale Tools, die einen Freigabeprozess haben. Damit lassen sich enorme Zeitersparnisse generieren.

Tipp: Schauen Sie sich auf dem DATEV-Marktplatz um oder suchen nach CANDIS Workflows oder Flowwer von Kuhn IT. Viele der Programme können vor die vorbereitende digitale Buchhaltung geschaltet werden, so dass keine Mehrarbeit oder ein Medienbruch entsteht.

6. Frage: Nutzen Sie neben Buchungs- auch andere Funktionen Ihrer Software?

Mandanten wissen oft gar nicht, welche Funktionen ihre Buchhaltungssoftware hat. Die meisten Cloudlösungen haben sehr gute Zahlungsverkehrsmodule, wo sich mit dem Einscannen der Rechnung der Zahlungsverkehr wie von alleine erledigt. Warum sollte man noch Rechnungsnummern oder IBANs händisch in sein Onlinebanking eintippen, wenn eine OCR-Erkennung schon fast 90 % bis 95 % aller Daten richtig ausliest und vorerfasst?

Tipp: Beschäftigen Sie sich mit gängigen Softwarelösungen, um deren Funktionen zu kennen. Weisen Sie Ihre Mandanten auf praktische Funktionen wie eben ein Zahlungsmodul hin. So werden Sie sie von den Vorteilen überzeugen können. Und die Mandanten werden auch nicht mehr darüber meckern, dass sie das Einscannen von Rechnungen nur für Sie erledigen.

Autor: Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).

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