Heute morgen habe ich in einem Artikel gelesen, wie man am besten seine Abwesenheits-E-Mail formuliert und dachte daran, dass ich selber nie eine benutze. Ich will nicht jedem mitteilen, ob ich im Büro bin oder nicht.
Warum müssen Ihre Mandanten wissen, wo Sie sind? Und was macht es für einen Unterschied, wenn Sie nicht in der Kanzlei sind? Müssen Sie in der Kanzlei sein, um E-Mails erhalten und beantworten zu können?
Natürlich nicht.
„Aber was ist, wenn ich verreist bin und wirklich nicht erreichbar bin, z.B. im Urlaub. Dann rufe ich meine E-Mails zwei Wochen lang nicht ab. Muss ich das meinen Mandanten nicht mitteilen?“
Nein. Ihre Mandanten müssen nicht wissen, wo Sie sind, oder wie lange Sie weg sind, oder wann Sie ihre E-Mails lesen oder beantworten.
Ja, Sie müssen erreichbar sein. Ihre Mandanten sollen wissen, dass sie auf Sie zählen können, wenn sie Hilfe brauchen. Aber das heißt nicht, dass Sie PERSÖNLICH auf JEDE E-Mail oder JEDEN Anruf reagieren!
Sie haben Mitarbeiter, die das erledigen können.
Eigentlich müssen Ihre Mandanten noch nicht mal Ihre E-Mail-Adresse haben. Haben Sie zum Beispiel die E-Mail-Adresse von Ihrem Arzt? Wenn er überhaupt eine herausgibt, dann eine E-Mail-Adresse für seine Praxis. Und wenn Sie eine E-Mail schreiben, wird irgendjemand aus der Praxis antworten. Sie bekommen überhaupt nicht mit, ob Ihr Arzt in der Praxis ist, bei einer Fortbildung oder bei einem Golf-Kurs. Wenn es einen Notfall gibt, wird irgendjemand in der Lage sein, ihn zu erreichen.
Machen Sie es genau so!
Wenn Sie ein Einzelkämpfer sind, dann richten Sie jeweils eine E-Mail für Ihre Kanzlei ein, eine für Sie in Ihrer Funktion als Steuerberater und eine weitere für persönliche Angelegenheiten. Geben Sie nicht jedem Ihre Steuerberater-E-Mail! Geben Sie zuallererst Ihre Kanzlei-E-Mail heraus – und stellen Sie sicher, dass Ihre Mandanten wissen, dass ihre E-Mails immer gelesen werden (nutzen Sie z.B. im Falle einer längeren Abwesenheit ein externes Sekretariat, ohne dies Ihren Mandanten zu erzählen).
Geben Sie auch nicht Ihre Mobilnummer heraus – außer vielleicht an AAA-Mandanten. Nutzen Sie auch hier einen externen Telefonservice, der Sie im Falle eines Notfalls benachrichtigen kann und Nachrichten in nicht dringenden Angelegenheiten aufnehmen kann.
Warum Abwesenheitsnotizen sogar schaden
Sie sehen also, dass Sie auf Abwesenheitsnotizen mit gutem Gewissen verzichten können. Diese automatisch versandten Nachrichten sorgen im Gegenteil sogar für ein schlechtes Image Ihrer Kanzlei.
Abwesenheits-E-Mails rufen in Ihren Mandanten das Gefühl hervor, dass Sie für sie eben nicht zu erreichen sind. Es ist viel besser, dass Ihre Mandanten wissen: Ich erreiche immer jemanden in der Kanzlei, der mir weiterhelfen wird. Abwesenheitsnotizen sagen aber Folgendes: Ich lese Ihre E-Mails erst in 2 Wochen, sonst kümmert sich auch keiner drum, und wenn Sie meinen, dass Ihre Angelegenheit dringend ist, dann schreiben Sie bitte noch eine E-Mail an meinen Kollegen xyz. Ihr Mandant fühlt sich im Stich gelassen.
Diese negative Gedankenkette und dieses Gefühl sollten Sie bei Ihren Mandanten unbedingt vermeiden. Die beste Abwesenheitsnotiz für Steuerberater ist deshalb dauerhaft deaktiviert!
