Was nützen alle Marketingaktivitäten und Weiterempfehlungen, wenn der Anrufer durch eine unprofessionelle Telefonannahme abgeschreckt wird. Die Telefonzentrale und der Empfang sind die Visitenkarte des Unternehmens. Hier ist kein Raum für Auszubildende im ersten Lehrjahr oder Aushilfskräfte. Egal ob die Kanzlei gerade "Kopf" steht, der Empfang am Telefon ist immer erstklassig und professionell. Der Anrufer freut sich über Kompetenz gleich beim ersten Gesprächspartner und möchte nicht vertröstet werden oder gar falsche Informationen erhalten.
Der Anrufer wird entweder schnell an die richtige Stelle weitervermittelt oder erhält eine positive Auskunft, die ihm ein positives Gesprächsgefühl vermittelt. Notwendige Rückrufe werden niemals vergessen. Einmal Gesagtes muss der Anrufer nicht ständig - ermüdend - wiederholen. Der Anrufer ist der wichtigste Gesprächspartner für die Telefonzentrale und kein nervendes Übel.
Niemals kann es passieren, dass ein Gesprächspartner zur Entschuldigung oder als Vorwurf behauptet: "Ich habe doch zig Mal versucht Sie anzurufen". Dies lässt sich leicht widerlegen.
Direktes Klären von Fragen und Problemen soweit möglich |
Gesprächsvermittlung an die richtige Stelle |
Anbringung eines Hilfsangebots soweit das Gespräch nicht vermittelt werden kann |
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