Wann ist welcher Ordner oder Brief mit welchen Anlagen, welches Fax und welches Mail tatsächlich in der Steuerkanzlei eingegangen?
Welche Arbeiten werden vom Posteingang direkt vorgenommen (denkbar: Bescheidprüfung) und an wen wird/wurde welche Post wann zur Bearbeitung weitergeleitet?
Dies gilt es - je nach Größe der Kanzlei - mehr oder weniger aufwendig zu dokumentieren.
Die ordentliche Abwicklung des Posteingangs ist nicht nur für den Nachweis im Streitfall von Bedeutung. Auch die Dokumentation des tatsächlich gelebten, der zeitlichen Folge und die Inhalte der Kommunikation gilt es zu beachten.
Wann ist welcher Brief mit welchen Anlagen, welches Fax und welches Mail an den Mandanten, die Finanzverwaltung, die Bank etc. herausgegangen?
Die ordentliche Abwicklung des Postausgangs ist nicht nur für den Nachweis im Streitfall von Bedeutung. Auch die Dokumentation des tatsächlich gelebten, der zeitlichen Folge und die Inhalte der Kommunikation gilt es zu beachten. Hierzu zählt die Ausgangspost per Paketdienst, Briefpostdienst, aber auch per Boten oder durch direkte Übergabe der Unterlagen an den Mandanten.
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