4/8.4 Praktische Umsetzung - mit Bordmitteln oder speziellen Programmen

Inzwischen werden verschiedenste Vorlagen, Muster oder auch Erstellungsprogramme für Verfahrensdokumentationen am Markt angeboten. Die Frage ist, was diese Programme bieten. Häufig handelt es sich um Detailfragen. Das betrifft auch z.B. die aus Steuerberatersicht zentrale Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer zum ersetzenden Scannen, die ja tatsächlich nur einen sehr kleinen Teilbereich des Unternehmens abbildet. Jetzt wird niemand auf die Idee kommen, das Schema für die Verfahrensdokumentation des ersetzenden Scannens auf das gesamte Unternehmen anzuwenden, und damit beantwortet sich schon die eigentliche Frage: Man wird für das "Rahmenprogramm" wahrscheinlich am ehesten auf Bordmittel - d.h. eine eigene, individuelle Darstellung - zurückgreifen.

Gute Grundvoraussetzung: ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem DMS

Wenn man seine Verfahrensdokumentation im vorhandenen Dokumentenmanagementsystem ablegt, das revisionssicher in dem Sinn ist, dass alle Veränderungen dokumentiert werden, dann ist man schon einen guten Schritt weiter. Denn dann wird automatisch jede Veränderung dokumentiert, und die einzelnen Revisionen sind nach Datum und Bearbeiter sichtbar. Außerdem kann eingefügt werden, warum die Revision erfolgt. Damit ist ein gut eingeführtes Dokumentenmanagementsystem schon einmal eine gute Voraussetzung für die Hinterlegung einer Verfahrensdokumentation.