Die Erstattung von Reisekosten ist ein Schwerpunkt jeder Lohnsteuer-Außenprüfung. Gerade bei Übernachtungskosten kommt es oft zu Fehlern, die zu hohen Steuernachzahlungen für den Arbeitgeber führen. Wir haben die vier häufigsten Fehler im Rahmen der Abrechnung von Übernachtungskosten ausgemacht und zeigen, wie Sie diese Fehler vermeiden können.
Übernachtet der Arbeitnehmer auf einer Dienstreise in einem Hotel, kann der Arbeitgeber die angefallenen Übernachtungskosten steuerfrei erstatten, da ein berufliches Interesse vorliegt. Dabei ist es egal, ob die Rechnung auf den Arbeitgeber oder auf den Arbeitnehmer ausgestellt ist. Dennoch lauern hier Fehlerquellen:
Ohne Rechnung keine Erstattung. Hat der Arbeitnehmer die Hotelrechnung verloren, ist keine volle Erstattung durch den Arbeitgeber möglich. Erstattet er dem Arbeitnehmer dennoch die Kosten, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.
Einen Nachweis braucht der Arbeitgeber auch, wenn er Parkgebühren, Telefongesprächskosten oder auf einer Dienstreise verlorengegangene private und benötigte Gegenstände ersetzen möchte.
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