Die E-Mail ist zentrales Kommunikationsmittel zwischen Berater und Mandant. Die tägliche Flut im Maileingang zeugt davon. Um bei der Menge der E-Mails, die Sie und Ihre Kollegen jeden Tag empfangen, möglichst effizient zu arbeiten und nicht den Überblick zu verlieren, bietet Outlook als meistgenutztes E-Mail-Programm zahlreiche Funktionen. Zentrale Funktionen stellen wir Ihnen hier vor.
1. Ungelesene E-Mails farblich hervorheben
Um ungelesene E-Mails farblich hervorzuheben, legen Sie eine Regel in Outlook an. Öffnen Sie das Menüband „Ansicht“ und wählen dort „Ansichtseinstellungen“. Wählen Sie im nächsten Schritt „Bedingte Formatierung“, um die entsprechende Schriftart für ungelesene E-Mails einzustellen.
2. Postfach vorsortieren lassen
In Outlook können Sie ausgewählte E-Mails automatisch in vorab angelegte Ordner sortieren lassen. Dies eignet sich z.B. für Newsletter, interne E-Mails und E-Mails, in denen Sie in cc angeschrieben werden.
Legen Sie dafür in Ihrem Postfach einen neuen Zielordner an. Wählen Sie eine E-Mail aus und klicken Sie im Menü „Start“ im Menüband auf „Regeln“, wählen Sie „Nachricht von x immer verschieben“ und suchen Sie den entsprechenden Ablageordner aus. Abschließend klicken Sie auf „OK“.
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