Während wir Ihnen hier sonst innovative digitale Tools für den Kanzleialltag vorstellen, richten wir den Blick diesmal auf die Möglichkeiten der Organisationsanpassungen, die ganz ohne Technik auskommen und die viele Kanzleien schon erfolgreich umsetzen.
Die Freigabe der vorbereiteten Steuererklärung durch den Mandanten mittels Unterschrift ist gängige Praxis und ein hoher Verwaltungsaufwand. Warum soll der Mandant etwas freigeben, das er ohnehin nicht vollständig beurteilen kann? Immer mehr Kanzleien datieren daher mit Versand der Originalformulare bereits im Steuerprogramm das Versanddatum vor. Wenn sich der Mandant nicht meldet, wird automatisiert übermittelt.
Im Rahmen der Bescheidprüfung werden die Steuerbescheide häufig noch im Original an den Mandanten versendet. Fragt man die Mandanten jedoch, welche Form der Korrespondenz gewünscht ist, fällt die Wahl fast ausschließlich auf den digitalen Weg per E-Mail. Diese Umstellung funktioniert mit einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem inklusive elektronischen Postbuchs problemlos. Fragt man im Rahmen der Mandantenansprache noch den digitalen Rechnungsversand und die digitale Signatur ab, kann sämtliche Korrespondenz medienbruchfrei gestaltet werden. Voraussetzung sind top gepflegte Stammdaten, damit jeder Mitarbeiter erkennt, für welche Korrespondenzszenarien sich der Mandant entschieden hat.
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