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Ausgabe 10/2022
Arbeitshilfe
Reisekostenabrechnung VZ 2020
Auslandsreisepauschalen 2020

Dienstreisen: Vermeiden Sie diese vier Nachzahlungsfallen bei Übernachtungskosten!

Die Erstattung von Reisekosten ist ein Schwerpunkt jeder Lohnsteuer-Außenprüfung. Gerade bei Übernachtungskosten kommt es oft zu Fehlern, die zu hohen Steuernachzahlungen für den Arbeitgeber führen. Wir haben die vier häufigsten Fehler im Rahmen der Abrechnung von Übernachtungskosten ausgemacht und zeigen, wie Sie diese Fehler vermeiden können.

Hotelübernachtung

Übernachtet der Arbeitnehmer auf einer Dienstreise in einem Hotel, kann der Arbeitgeber die angefallenen Übernachtungskosten steuerfrei erstatten, da ein berufliches Inter­esse vorliegt. Dabei ist es egal, ob die Rechnung auf den Arbeitgeber oder auf den Arbeitnehmer ausgestellt ist. Dennoch lauern hier Fehlerquellen:

1. Erstattung ohne Nachweise

Ohne Rechnung keine Erstattung. Hat der Arbeitnehmer die Hotelrechnung verloren, ist keine volle Erstattung durch den Arbeitgeber möglich. Erstattet er dem Arbeitnehmer dennoch die Kosten, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Beachte Sollte der Arbeitnehmer die Rechnung verloren haben, bitten Sie den Mandanten, beim Hotel ein Duplikat anzufordern. Falls das nicht möglich ist, wird auch ein Kontoauszug mit einer Unterschrift des Arbeitnehmers im Rahmen einer Prüfung regelmäßig als Ersatzbeleg akzeptiert.

Einen Nachweis braucht der Arbeitgeber auch, wenn er Parkgebühren, Telefongesprächs­kosten oder auf einer Dienstreise verlorengegangene private und benötigte Gegenstände ersetzen möchte.