Eine Vielzahl von Dokumenten und Informationen geht in Kanzleien ein und aus. Ob einfache Word-Briefe an Mandanten, Steuerbescheide von der Finanzverwaltung oder Formulare an Banken. Alle Dateien sollten sauber und revisionssicher abgelegt werden. Die meisten Kanzleien haben dafür ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das umfasst oft hilfreiche Funktionen, die leider nur wenig genutzt werden. Der Beitrag stellt Ihnen Funktionen vor, mit denen Sie Ihr System effizienter nutzen.
Damit die Dokumente in richtige Ordner und Register eingeordnet werden, ist ein übersichtlicher Knigge bzw. ein Schlagwortverzeichnis erforderlich. Es ist das Herzstück eines jeden gut funktionierenden DMS. Der Knigge sollte aber nicht zu viele Stichwörter beinhalten. Hier sollten Sie sich an einen Richtwert von 250-300 Knigge-Wörtern halten. Halten Eine einheitliche Verschlagwortung wie z.B. Mietvertrag sollte ausreichend sein, damit Sie Ihre Dokumente gezielt einheitlich beschriften und archivieren. Achten Sie auf die Einheitlichkeit, sprich: entweder alles mit Bindestrich oder alles ohne Bindestrich (z.B. ESt-Bescheid oder ESt Bescheid).
Unterschätzen Sie die Einführung eines DMS nicht. Nehmen Sie sich entsprechend Zeit, um das Standard-Schlagwortverzeichnis auf Ihre Kanzlei zuzuschneiden. Eine Kanzlei, die z.B. auf Inkasso spezialisiert ist, braucht andere Knigge-Wörter als „Standard“-Kanzleien.
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