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Elektronische Rechnung: Darauf müssen Sie und Ihre Mandanten achten

Mit elektronischen Rechnungen lassen sich nicht nur Kosten sparen, sondern Arbeitsabläufe enorm beschleunigen. Deshalb kommen in immer mehr Unternehmen Rechnungen über digitale Kanäle an. Wir sagen Ihnen, worauf Sie achten müssen.

Pflichtangaben auf der E-Rechnung

Bei den steuerrechtlichen Angaben unterscheiden sich die E-Rechnungen nicht von Papierrechnungen. Sie müssen weiterhin die Pflichtangaben des § 14 UStG beinhalten.

Zustimmung des Empfängers

Beim Versand von E-Rechnungen benötigen Sie die Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung gibt er,

  • indem er anstandslos bezahlt oder
  • indem er mit Ihnen im Vorfeld eine Vereinbarung über die Versendung von elektronischen Rechnungen trifft.
Tipp In einem Vertrag sollten Sie auch gleich Formalien festlegen wie z.B. Datenformat und verschlüsselte Übermittlung.

Aufbewahrung des Originalformats

Auch bei E-Rechnungen müssen Sie bei der Archivierung darauf achten, dass das Original gespeichert wird. Bekommen Sie E-Rechnungen im PDF-Format, müssen Sie auch das PDF archivieren. Erhalten Sie die Rechnung als E-Mail-Text, muss der komplette Text entsprechend in Textformat archiviert werden.