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Optimierung: Wie das Sekretariat die Sachbearbeitung entlasten kann

Das Sekretariat einer Kanzlei übernimmt wichtige Aufgaben in der allgemeinen Verwaltung und Organisation der Kanzlei und sorgt damit dafür, den Kanzleialltag zu bewältigen. Wie sich die Unterstützung der Sachbearbeitung durch das Sekretariat verbessern lässt, zeigt der folgende Artikel.

In der Regel bestehen die Hauptaufgaben des Sekretariats innerhalb der Kanzlei aus den drei wichtigen Aufgabenbereichen Telefon, Posteingang und Postausgang. Doch das Sekretariat kann über diese Aufgabenbereiche hinaus zu einem optimierten Kanzleiablauf beitragen.

Auf den ersten Blick wirken die drei genannten Aufgabenbereiche nicht anspruchsvoll, sind jedoch nicht zu unterschätzen. Je nachdem, wie viel Post sich stapelt, können mehrere Stunden vergehen, bis alles gesichtet, eingetragen und verteilt ist; das Gleiche gilt für den Postausgang.

Ein Sekretariat mit nur einer Sekretärin bzw. einem Sekretär kann in Verbindung mit dem Telefon schon voll ausgelastet sein. Daher betrachten wir im Folgenden insbesondere, wie ein Sekretariat mit mehreren Mitarbeitern für eine Optimierung des Kanzleiablaufs hilfreich sein kann.

Beachte Grundsätzlich funktionieren die meisten Verbesserungsvorschläge auch bei nur einer Sekretariatskraft, sorgen aber ggf. für eine zu hohe Arbeitsbelastung. Daher ist ihre Umsetzung nur empfehlenswert, wenn wirklich klar ist, dass das Sekretariat noch planbare Arbeitszeit zur Verfügung hat.