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Ausgabe 02/2020

Posteingang digitalisieren und dabei auch den Ablauf optimieren

Oft werden digitale Strukturen einfach auf bestehende Strukturen gelegt. Folge: Die digitalen Prozesse sind nur bedingt brauchbar, machen oft mehr Arbeit und bringen wenig Nutzen. Dieser Falle kann man mit der sogenannten Prozessoptimierung entgehen. Jede Tätigkeit einer Steuerberatungskanzlei kann als Prozess dargestellt und auch optimiert werden. Wie das funktioniert, zeigt dieser Beitrag am Beispiel des Posteingangs.

Die drei grundlegenden Schritte bei der Prozessoptimierung

Prozesse werden in den folgenden drei Schritten optimiert:

  1. Ziel definieren: Anlass für die Prozessoptimierung ist die Digitalisierung. Für den Posteingang ergibt sich daraus das Ziel: Die Postbearbeitung soll lückenlos digital erfolgen.
  2. Start des Prozesses festlegen: Jeder Prozess hat neben einem definierten Ziel auch einen Auslöser.
  3. Prozessschritte definieren: Neben Start und Ziel werden die einzelnen Prozessschritte benannt sowie die zuständigen Mitarbeiter definiert. Aus der daraus resultierenden Prozessbeschreibung lassen sich einzelne Schritte verbessern und können damit das zuvor definierte Ziel erfüllen.

Prozessbeispiel Posteingang: Dokumentation des Ablaufs