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Rückfragen bei Jahresabschlüssen, Mandatsübernahmen und vom Finanzamt vermeiden

Im Idealfall werden Steuererklärungen und Jahresabschlüsse einmal angefasst und abgeschlossen. Leider entspricht der Idealfall selten dem beruflichen Alltag. Dies kann mehrere Ursachen haben. Typische Ursachen und Lösungen behandelt der nachfolgende Artikel.

Ungeklärte Posten beim Jahresabschluss aufklären

Posten für den Jahresabschluss sollten regelmäßig durch den Sachbearbeiter der Buchhaltung beim Mandanten angefragt und geklärt werden. Schaffen Sie innerhalb der Kanzlei einen Maßnahmenplan, wie zu verfahren ist, wenn keine Antwort auf die Rückfragen erfolgt. Ein mögliches Vorgehen könnte in diesem Fall wie folgt aussehen:

  1. schriftliche Anfrage durch den Sachbearbeiter
  2. Bei der Bearbeitung der nächsten Buchhaltung telefonische Rückfrage des Sachbearbeiters, sofern keine Klärung erfolgt ist. Sensibilisieren Sie Mandanten in diesem Telefonat dafür, dass die Unterlagen wichtig für die Buchhaltung sind und ohne Vorlage der Belege ein Vorsteuerabzug in keinem Fall möglich ist.
  3. zweite schriftliche Anfrage, am besten mit Verweis auf das Telefonat
  4. Weitergabe an den Vorgesetzten mit der Info, dass bereits zweimal angefordert wurde, wenn keine Unterlagen nachgereicht oder nicht alle Unterlagen eingereicht wurden