Dokumente zu scannen ist oftmals gar nicht so leicht wie gedacht. Kaum fängt man an, treten die ersten Probleme mit Einstellungen, Formaten oder Auflösungen auf und auch der richtige Standort für den Dokumentenscanner muss erst einmal gefunden werden. Sind die Dokumente gescannt, stellt sich die Frage, wo die Dokumente abzulegen sind und wie sie am sinnvollsten benannt werden. Im folgenden Artikel erfahren Sie hilfreiche Tipps und Tricks rund um das Thema Scannen und Ablegen.
Die Auswahl des richtigen Scanners ist die erste und wichtigste Entscheidung, um problemlos Dokumente scannen zu können. Neben den herkömmlichen Flachbrettscannern gibt es heute ein breites Angebot an sogenannten Multifunktionsscannern, die nicht nur scannen, sondern auch kopieren, drucken und faxen können. Im Gegensatz zu den Flachbrettscannern vereinen die Multifunktionsscanner also alle nützlichen Funktionen für den Kanzleialltag und stellen somit einen echten Mehrwert für die Kanzlei dar.
Tipp Wählen Sie einen Multifunktionsscanner mit Vorlageneinzug, wenn Sie häufig eine große Anzahl an Dokumenten einscannen. Der Scanner zieht die aufgelegten Dokumente automatisch ein und benennt und nummeriert die Seiten auf Wunsch.
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