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Ausgabe 04/2020

Ticketsystem: Jederzeit Überblick über offene Mandantenfälle behalten

Per Telefon, E-Mail oder auch per Post kommen Mandantenanfragen. Und allzu oft auch noch gefühlt zur selben Zeit. Da fällt es schon mal schwer, alles im Blick zu behalten. Ein Ticketsystem hilft dabei, Anfragen organisiert zu bearbeiten. Was ein Ticketsystem ist und wie Sie es in Ihrer Kanzlei einführen, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Was ist ein Ticketsystem?

Ticketsysteme kennen Sie wahrscheinlich vom Onlinehandel oder von Ihrem Systempartner, z.B. vom DATEV Servicekontakt. Jegliche Kundenanfragen werden als „Ticket“ in einer Software angelegt und einem Sachbearbeiter zugeteilt. Bei Veränderung des Bearbeitungsstatus erhält der Kunde eine Mitteilung. So können Anfragen und Bestellungen sehr transparent abgearbeitet werden.

Wobei ein Ticketsystem in der Steuerkanzlei hilft

Es passiert immer wieder: Anfragen von Mandanten geraten in Vergessenheit und werden nicht bearbeitet. Manchmal ist auch unklar, ob Anfragen in der Pauschale des Mandanten enthalten sind oder ob es abrechenbare Zusatzleistungen sind.

Mit der Einführung eines Ticketsystems bekommen Sie mehr Transparenz in Ihre Kanzlei:

  • Sie sehen, bei welchem Mitarbeiter offene Tickets liegen und wie der Bearbeitungsstatus ist. Bei Überbelastung von einzelnen Mitarbeitern können Tickets umverteilt werden.
  • Leistungen werden besser abrechenbar, da zu einem Ticket Bearbeitungszeit und Lösungen erfasst werden.