Ich bekomme von Kanzleien immer mal wieder Abwesenheitsnachrichten auf meine Mails in folgendem Stil: „..., ich bin nicht im Büro. Diese Mail wird nicht gelesen/weitergeleitet.“ Abwesenheit ist erlaubt, aber die obige Botschaft verspielt das Vertrauen und Ihre gute Beziehung zu Ihren Mandanten. Hier sind vier Tipps zur besseren Formulierung Ihrer Abwesenheitsnachrichten:
Im Betreff Ihrer Mail steht sinnvollerweise schon „Abwesenheitsnachricht“. „Ich bin nicht da“ ist daher nicht nur Wiederholung, sondern auch negativ formuliert.
Tipp Formulieren Sie positiv: „Ich bin am ... wieder im Büro und unterstütze (nicht: kümmere!) Sie dann gerne bei Ihrem Anliegen.“
Bei längerer Abwesenheit dürfen Sie den Grund gerne auch nennen. Stehen Sie zu Ihrem Urlaub, nennen Sie bei Fortbildungen auch den Inhalt - schließlich gehen Sie im Endeffekt für Ihre Mandanten zur Fortbildung. Oder?
Das hinterlässt ein Gefühl der Ratlosigkeit.Was soll ich jetzt tun? Würden Sie auch Ihren Anrufbeantworter so besprechen: Der Mandant hat zwei Möglichkeiten: Entweder gibt er auf und ärgert sich oder er sucht sich seine eigene Perspektive. Im Zweifel landet er beim Sekretariat oder sogar beim Chef, beschwert sich und will sein Anliegen dann auf jeden Fall erledigt haben - unabhängig von „dringend“ oder „wichtig“.
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