„Wir führen die elektronische Signatur ein.“ So einfach sich dies im ersten Moment anhört, ist es leider nicht. Denn wenn es darum geht, die handschriftliche Unterschrift zu ersetzen, müssen strenge Voraussetzungen erfüllt werden. Schließlich geht es um die Beweiskraft auch in Rechtsgeschäften. Lesen Sie hier, wie Sie elektronische Signaturen in Ihrer Kanzlei einsetzen und was Sie dabei beachten müssen.
Eine elektronische Signatur ermöglicht es, den Unterzeichner zu identifizieren und die Echtheit der Unterschrift nachzuweisen. Somit kann eine elektronische Signatur die händische Unterschrift ersetzen. Damit werden durchgehend digitale Prozesse und Freigaben in der Kanzlei möglich. Das gilt allerdings nicht für alle Formen einer elektronischen Signatur! Sie sollten deshalb die Unterschiede kennen.
Geregelt sind die Vorgaben für die Anerkennung elektronischer Signaturen durch das Vertrauensdienstgesetz (VDG) und die eIDAS-Verordnung. Danach werden drei Qualitätsstufen der elektronischen Signatur unterschieden:
Die EES ist die schwächste Form der Signatur. Die Unterschrift hat keine Beweiskraft für die Echtheit des Dokuments. Sie kann in eine E-Mail eingebunden werden oder durch händisches Einfügen des Namens des Unterzeichners als Scan.
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