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Wie Arbeitspapiere und Aktennotizen bei der Bearbeitung von Sachverhalten helfen

In der Kanzlei ist der interne Informationsfluss von großer Bedeutung für die Bearbeitung. Wie Aktennotizen und Arbeitspapiere dabei helfen können, zeigt der folgende Artikel.

Funktion von Arbeitspapieren und Aktennotizen

Der Unterschied zwischen Arbeitspapieren und Aktennotizen liegt in der Funktion der jeweiligen Aufzeichnung.

  • Eine Aktennotiz ist i.d.R. auf einen kleinen Sachverhalt (z.B. eine Information seitens des Mandanten) begrenzt. Aktennotizenenthalten Informationen, die für die Bearbeitung benötigt werden.
  • Ein Arbeitspapier wird in einem kanzleiinternen Arbeitsprozess erstellt, z.B. bei der Erstellung der Buchhaltung. Über fachliche Informationen zum Vorgang hinaus beschreibt das Papier auch die wichtigsten Arbeitsschritte.

So werden Aktennotizen genutzt

Beispiel Der Bearbeiter der Finanzbuchhaltung verbucht die Anschaffung eines neuen betrieblichen Pkw und informiert sich beim Mandanten darüber, wie dieser Pkw eingesetzt wird, und erfährt, dass dieser seinem Arbeitnehmer für Privatfahrten zur Verfügung gestellt wird.

Aus dieser Auskunft ergibt sich eine wichtige Information für die Lohnbuchhaltung, da ab der Anschaffung des Pkw ein Sachbezug abzurechnen ist. Die Informationen, die die Lohnbuchhaltung im vorliegenden Beispiel benötigt, sind:

  1. betroffener Mandant
  2. betroffener Mitarbeiter
  3. Ab wann wird der Pkw zur Verfügung gestellt?
  4. Nur für Privatfahrten oder auch für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte?