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Wie Sie Reisekosten richtig abrechnen und typische Fehler vermeiden

In keinem Bereich des Lohnsteuerrechts passieren so viele Fehler wie bei den Reisekostenabrechnungen. Ursache der Fehleranfälligkeit ist die Tatsache, dass die Abrechnungen i.d.R. nicht von Steuerprofis, sondern von Außendienstmitarbeitern, Monteuren oder Auszubildenden erstellt werden. Gerade im Bereich von Lohnsteuer-Außenprüfungen kommt es daher regelmäßig zu Feststellungen aufgrund von falsch ausgefüllten oder abgerechneten Spesen. Das muss nicht sein! Lesen Sie in diesem Beitrag, wo typischerweise Fehler passieren und wie sie sich leicht vermeiden lassen.

Achten Sie auf die Mindestabwesenheit

Verpflegungsmehraufwendungen können steuerfrei ausgezahlt werden, wenn ein Arbeitnehmer an einem Tag mehr als acht Stunden beruflich abwesend ist. Oft notieren Arbeitnehmer einfach ihre Soll-Arbeitszeit von acht Stunden auf der Reisekostenabrechnung. Hier greift die Steuerfreiheit aber nicht. Achten Sie also darauf, dass Verpflegungsmehraufwendungen nur dann ausgezahlt werden, wenn der Arbeitnehmer mindestens acht Stunden und eine Minute dienstlich unterwegs war.

Tipp Häufig ist nicht bekannt, dass dienstliche Abwesenheitszeiten pro Tag zusammengerechnet werden können. Ist ein Arbeitnehmer vormittags fünf Stunden und nachmittags vier Stunden unterwegs, greift die beschriebene Steuerfreiheit (vgl. BMF-Schreiben v. 25.11.2020 - IV C 5 - S 2353/19/10011 :006, Rdnr. 47).

Beachten Sie Mahlzeitengestellungen bei Dienstreisen mehrerer Arbeitnehmer