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Begleitschreiben zum Jahresabschluss: So werden sie von Mandanten gelesen

Die meisten Bilanz- und Einkommensteuer-Programme bieten fertige Vorlagen für die Anschreiben an Ihre Mandanten, mit denen die Jahresabschlussunterlagen inkl. Einkommensteuererklärungen versendet bzw. übergeben werden. Die meisten Anschreiben ähneln vom Ton her eher einem Schreiben des Finanzamts. Folge: Mandanten verstehen oder lesen sie erst gar nicht. Es geht aber auch anders. Wie? Das lesen Sie hier.

1. Warum? Welchen Sinn haben die Anschreiben?

Das universelle Anschreiben gibt es natürlich nicht - auch wenn das unsere Arbeit deutlich vereinfachen würde. Der einzelne Mandant in seiner individuellen Situation braucht auch individuelle Hinweise. Dadurch kann ein Anschreiben folgende Funktionen erfüllen:

  • Information: Der Mandant soll einen aktuellen Überblick über die Steuerzahlungen bekommen, die sich aus den Erklärungen ergeben.
  • Dokumentation: Wir wollen, dass der Mandant sich nicht auf „Gedächtnisverlust“ berufen kann, wenn die Zahlungen dann tatsächlich fällig werden. Das Anschreiben dient deshalb als Nachweis für die geleisteten Tätigkeiten.

2. Wie? Aufbau und Struktur

Nichts liest sich schlimmer als ein Fließtext ohne Struktur. Das Auge eines Brieflesers bleibt als Erstes an der Überschrift hängen - also am Betreff. Die Überschrift sollte deshalb schon die wichtigste Botschaft des Briefs enthalten und zum Weiterlesen motivieren:

Beispiel