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Ausgabe 09/2020

Digitale Personalakte: Mit dieser Struktur sorgen Sie von Anfang an für Ordnung in den Unterlagen

Digitale Personalakten sind deutlich einfacher zu erstellen und zu verwalten als analoge. Allerdings kommt diese Erleichterung nur dann zum Tragen, wenn die digitale Personalakte strukturiert geführt wird. Der nachfolgende Artikel erläutert, welche Dokumente in die digitale Akte gehören, und gibt Beispiele für eine mögliche Aktenstruktur.

Welche Dokumente in die digitale Personalakte gehören

Mit Personalverwaltungsprogrammen wie von Personio, sevDesk, acosono oder persis können Personalakten digital geführt werden.

Der Arbeitgeber kann selber festlegen, welche Dokumente in der digitalen Personalakte abgelegt werden. Beispielsweise gehören die folgenden Dokumente in eine digitale Personalakte:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
  • relevanter Schriftverkehr mit dem oder bzgl. des jeweiligen Mitarbeiters
  • Angaben zur Sozialversicherung
  • Unterlagen zur Krankenkasse
  • Steuerunterlagen
  • Zeugnisse
  • Abmahnungen und Kündigungen
  • Unterlagen zu Firmenwagen

Neben den generell erlaubten Unterlagen gibt es auch Unterlagen und Informationen, die nur mit ausdrücklicher Erlaubnis des Mitarbeiters eingepflegt werden dürfen. Hierzu gehören z.B. Social-Media-Profile oder ärztliche Unterlagen. Dafür sollte eine schriftliche Einverständniserklärung vom Mitarbeiter eingeholt werden.

Beachte Einige Dokumente müssen laut Gesetz handschriftlich unterschrieben sein (§ 126 ). Das Schriftformerfordernis gilt u.a. für die folgenden Dokumente: