Durch Änderung der Vorschriften in §§ 146, 147 und 200 AO haben die Finanzbehörden im Rahmen von Außenprüfungen bei DV-gestützten Buchführungssystemen ab 1.1.2002 das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem der Unternehmen zur Prüfung zu nutzen. Vor diesem Hintergrund wird zunehmend an die OFD die Frage herangetragen, ob die Einführung eines Buchführungs- oder Archivierungssystems durch die Finanzverwaltung zu genehmigen oder vorab anzuerkennen ist. Nachfolgend ein Musterschreiben, mit dem die OFD Düsseldorf diese Anfragen beantwortet:

Die Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen sowie für die Aufbewahrung von Unterlagen in der AO (§§ 146, 147 AO) und im HGB (§ 257 HGB) sehen nicht vor, dass die Einführung eines Buchführungssystems oder eines Archivierungssystems durch die Finanzverwaltung zu genehmigen oder vorab anzuerkennen ist. Eine Stellungnahme, ob ein bestimmtes System den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht, kann schon aus Gründen der Wettbewerbsneutralität nicht erfolgen.

Allgemein ist jedoch Folgendes anzumerken: