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Strukturen schaffen für ein digitales Lohnbüro

In den Steuerkanzleien wird bislang fast ausschließlich über die Digitalisierung von Finanzbuchhaltungen gesprochen. Im Lohn steckt aber auch großes Potential, um Arbeitsprozesse deutlich zu vereinfachen. Im folgenden Artikel stellen wir Ihnen drei Schritte dar, wie Sie sich im Lohnbereich aufstellen sollten, um digitaler zu werden.

Schritt 1: Kennenlernen der Programmfunktionen

Machen Sie sich mit den Funktionen Ihrer Lohnsoftware vertraut, insbesondere mit Importmöglichkeiten, Anlieferungsoptionen durch Mandanten und der Bereitstellung von Auswertungen. Prüfen Sie zudem, welche Arbeitsschritte mit Hilfe der Software vereinfacht bzw. automatisiert werden können. Sinnvoll ist es, dafür eine kurze Analyse zu starten, wie Sie bisher in der Kanzlei im Lohnbereich analog arbeiten, um herauszufinden, wo bei Ihnen Potentiale zu finden sind.

Tipp Stellen Sie sich für eine Analyse folgende Fragen:

  • Wie kommen Unterlagen von Mandanten zu mir?           
  • Wie versenden wir Auswertungen an Mandanten?          
  • Mit welchem Programm wird der Lohn bearbeitet?        
  • Wie kommen Gehaltsdokumente zu den Arbeitnehmern unserer Mandanten?   
  • Wie werden prüfungsrelevante Unterlagen archiviert?