Die Lohnabrechnung läuft digital. Und die Nachweise dazu?
Die Immatrikulationsbescheinigung liegt im E-Mail-Postfach, der Minijob-Befreiungsantrag im Personalordner und die Arbeitszeitaufzeichnungen auf der Festplatte: Im Unternehmensalltag sind die Unterlagen zur Lohnabrechnung häufig auf verschiedene Ablagen verteilt – digital und analog.
Spätestens ab dem 01.01.2027 müssen aber auch bisher befreite Arbeitgeber die vorgeschriebenen begleitenden Entgeltunterlagen elektronisch führen und für Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung digital bereitstellen können. Eine elektronische Lohnabrechnung allein genügt dafür nicht.
Informieren Sie Ihre Mandanten, bevor die Zeit knapp wird
Welche Dokumente müssen künftig elektronisch vorliegen? Was darf im Papierordner bleiben? Und wer übernimmt welche Aufgaben, wenn die Steuerkanzlei die Lohnabrechnung erstellt?
Mit unserer „Mandanten-Information: Elektronische Entgeltunterlagen – so machen Sie Ihre Personalakten fit für 2027“ beantworten Sie diese und weitere Fragen kompakt und verständlich. Ihre Mandanten erfahren, welche Vorbereitungen sie selbst treffen müssen und was sie ggf. mit der Kanzlei abstimmen sollten.
Vier Seiten mit konkreten To-dos für Arbeitgeber
Unsere Mandanten-Information übersetzt die rechtlichen Anforderungen in praktische Arbeitsschritte. Sie unterscheidet u.a. zwischen vorhandenen Unterlagen, neuen Arbeitsverhältnissen und neuen Nachweisen bereits beschäftigter Mitarbeiter.
Konkrete Handlungsempfehlungen helfen bei der Auswahl eines geeigneten Ablagesystems, der Digitalisierung aller relevanten Dokumente und der Vorbereitung auf die nächste Betriebsprüfung. Die To-do-Liste führt Ihre Mandanten von der Bestandsaufnahme über die Umstellung bis zum Testlauf für die nächste Betriebsprüfung.
Damit erhalten auch kleinere Betriebe ohne eigene Personalabteilung eine greifbare Umsetzungshilfe.
Mandanten-Information: Elektronische Entgeltunterlagen - so machen Sie Ihre Personalakten fit für 2027
Autor: Rechtsanwalt Prof. Dr. Joachim Weyand
1. Betroffene Unterlagen und Arbeitnehmer
2. Beginn neuer und Änderung bestehender Arbeitsverhältnisse
3. Technische Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen
4. Ordnungsgemäße Führung elektronischer Unterlagen
4.1 Dokumente erfassen und zuordnen
4.2 Unterschriebene Dokumente und Papieroriginale
4.3 Umgang mit vorhandenen Papierunterlagen
5. So organisieren Sie die Umstellung
5.1 Bestandsaufnahme: Welche Unterlagen liegen derzeit wo?
5.2 Software: Müssen die vorhandenen Systeme ergänzt werden?
5.3 Was muss mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden?
5.4 Mitarbeiter einweisen und Abläufe testen: Bereit für die Betriebsprüfung?
5.5 Zeitplan: Wer erledigt was bis wann?
6. So halten Sie die Unterlagen ab 2027 prüfungsbereit
Der Autor
Rechtsanwalt Prof. Dr. Joachim Weyand berät seit mehr als vier Jahrzehnten erfolgreich Unternehmen, Führungskräfte und Arbeitnehmer. Sein Fokus liegt auf der rechtlichen und steuerlichen Optimierung arbeitsrechtlicher Fragestellungen.
Unser Service
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