Fehlende oder als „lieblos“ empfundene Einarbeitung kann nicht motivieren. Sie ist einer der häufigsten Gründe für eine Kündigung in der Probezeit durch den neuen Mitarbeiter. Je mehr Zeit in die Einarbeitung investiert wird, desto stärker wird die Bindung des neuen Mitarbeiters.
Drei Aspekte: fachlich, organisatorisch und sozial
Die fachliche Einarbeitung einschließlich des Kennenlernens der Mandanteninterna ist unerlässlich. Gerade in Zeiten der Digitalisierung spielen auch die Kanzleiprozesse eine wichtige Rolle. Eine Bindung des Mitarbeiters entsteht dadurch aber nicht. Hier braucht es den „sozialen Kitt“, der über Wertschätzung und Integration ins Team erreicht werden kann. All diese Aspekte können Sie in den drei Phasen der Einarbeitung berücksichtigen.
Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag
Wenn Sie hier nichts tun, verschenken Sie wertvolles Bindungspotential.
- Legen Sie einen Paten fest. Dieser sollte schon direkt Kontakt aufnehmen und sich vorstellen (E-Mail/Zoom).
- Erstellen Sie einen konkreten Einarbeitungsplan.
- Informieren Sie das bestehende Team.
Tipp: Erstellen Sie eine Info-Broschüre (von A-Z mit allen wichtigen Infos zum Arbeitsplatz (von A = Arbeitszeit über U = Urlaub bis Z = Zeiterfassung).
Phase 2: Die ersten Arbeitstage - der Realitätscheck
Jetzt zeigt sich, ob die Erwartungen auf beiden Seiten grundsätzlich übereinstimmen. Der „Realitätsschock“ sollte möglichst klein bleiben. Das können Sie in der Kanzlei tun:
- Begrüßung durch Chef persönlich
- Kanzleiführung
- Begrüßungspräsent - vom Team, nicht vom Chef
- gemeinsames Mittagessen
- Einweisungsgespräch mit dem Paten
- EDV-Einweisung
- Einweisung in Prozesse, die Sie natürlich vorher dokumentiert haben
- Chefgespräch am Ende des ersten Tages
Phase 3: Integrationsphase in der Probezeit
Der erstellte Einarbeitungsplan wird abgearbeitet. Der Pate bzw. die Patin ist fester Ansprechpartner für persönliche Dinge und allgemeine Kanzleifragen. Je nach fachlicher „Station“ des Einarbeitungsplans gibt es zusätzlich einen festen fachlichen Ansprechpartner.
Tipp: Feste Sprechzeiten der Ansprechpartner vermeiden häufige Unterbrechungen. Das gilt auch für Azubis. Ein morgendliches Briefing ist ein guter Start.
Führen Sie Feedbackgespräche - nicht nur der Chef, auch die Paten und fachlichen Ansprechpartner sollten so viele Feedbackgespräche wie möglich führen. Das Ziel: die Erwartungen beiderseits immer wieder ab- und damit auch anzugleichen. Zeitplan:
- in den ersten zwei Monaten alle 14 Tage - hier geht es eher um das organisatorische und soziale Ankommen
- nach drei Monaten das Halbzeitgespräch: Welche Aufgaben und Rollen haben sich ergeben? Wie sieht die fachliche Qualität aus?
- mindestens drei Wochen vor Ende der Probezeit: ob und wie es weitergeht
Fazit: Gute Einarbeitung kostet Zeit - schlechte Einarbeitung kostet Mitarbeiter und Motivation.
