Neue Richtlinien fürs Lohnbüro

Die neuen Lohnsteuer-Richtlinien (LStR 2008, BStBl I 2007, Sondernummer 1 vom 20.12 2007) beinhalten geänderte Anweisungen zur Lohnbesteuerung und zum Werbungskostenabzug.

Die sind zwar nur für die Finanzverwaltung bindend, geben aber Angestellten und Arbeitgebern eine verlässliche Richtschnur im Umgang mit dem Fiskus. Daher sind die Änderungen für Betriebe und Belegschaft von Bedeutung.

Dabei unterscheiden sich die neuen Verwaltungsanweisungen schon auf den ersten Blick vom Vorgängermodell, was besonders das Lohnbüro interessieren dürfte. Die einzelnen Abschnitte sind komplett neu nummeriert und orientieren sich nun, wie zuvor bereits die EStR 2005, an den zugehörigen Paragrafen des Einkommensteuergesetzes. So ist beispielsweise aus der alten Nummer 19 Richtlinie 3.30 geworden. Die geänderte Nummerierung soll auch für die später folgenden amtlichen Hinweise gelten.

Neben dieser Formalie gibt es eine Reihe von Anpassungen an die aktuelle BFH-Rechtsprechung, etwa im Bereich Einsatzwechseltätigkeit, regelmäßiger Arbeitsstätte, Altersteilzeit, Arbeitgeberdarlehen und Reisekosten. Nachfolgend die für die Praxis wichtigsten Änderungen mit ihren Auswirkungen. Sie gelten grundsätzlich für alle Lohnzahlungszeiträume seit Neujahr 2008 und für nach Silvester 2007 zufließende sonstige Bezüge. Aber auch die Steuerberechnungen der Belegschaft für das Vorjahr sind betroffen, soweit die Richtlinien zu Themen lediglich eine Erläuterung der geltenden Rechtslage bieten.

Hinweis: Den LStR 2008 liegt das EStG auf Basis des Gesetzes zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements vom 10.10.2007 zugrunde. Daher sind die Änderungen durch das Jahressteuergesetz 2008 noch nicht berücksichtigt.

• Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und regelmäßigen Arbeitsstätte oder typischerweise nur an ständig wechselnden Stellen oder einem Fahrzeug tätig werden (R 9.4 Abs. 2 LStR 2008). Damit folgen die Richtlinien der BFH-Rechtsprechung, wonach die Differenzierung zwischen Dienstreisen, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit aufgegeben und durch den Begriff beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ersetzt wird. Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer voraussichtlich an seine regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehrt und der andere Ort nicht wie etwa bei einer Versetzung sofort zur neuen regelmäßige Arbeitsstätte wird.


• Regelmäßige Arbeitsstätte wird neu als ortsgebundener Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit eingestuft, die der Arbeitnehmer immer wieder aufsucht (R 9.4 Abs. 3 LStR 2008). Nicht mehr maßgebend sind zeitlicher Umfang und Inhalt der dortigen Tätigkeit. Ausreichend ist bereits im Durchschnitt ein Arbeitstag pro Woche. Die bisherige Fiktion entfällt, wonach eine Auswärtstätigkeit nach drei Monaten zum Tätigkeitsmittelpunkt wird. Zu beachten ist hierbei jedoch die Einschränkung, dass Arbeitnehmer, die zwar ihre Arbeitsleistung ausschließlich an wechselnden Einsatzorten verrichten, aufgrund der wöchentlichen Fahrten zum Arbeitgeber gleichzeitig aber eine auf Dauer angelegte regelmäßige Arbeitsstätte begründen. Insoweit ist diese Fahrt dann anders als noch 2007 wie die Strecke Wohnung-Arbeitsstätte zu behandeln. Das betrifft auch die Fahrt der Außendienstler, die mit dem Firmenwagen wöchentlich einmal Büroarbeiten im Betrieb erledigt. Hier kann der Arbeitgeber den Kfz-Aufwand nicht mehr steuerfrei übernehmen. Zu empfehlen ist hier, den wöchentlichen Besuchsrhythmus auf beispielsweise zehntägig oder alle zwei Wochen umzustellen.


• Für Aus- und Fortbildung gelten ab 2008 die Grundsätze für Auswärtstätigkeiten ebenfalls, wenn die Maßnahmen vorübergehend außerhalb der Arbeitsstätte stattfinden. Durch den Wegfall der Dreimonatsfrist wird der Besuch der Berufsschule nicht schon durch Zeitablauf zum weiteren regelmäßigen Tätigkeitsort, was sich positiv auf Fahrtkosten und Verpflegungspauschale nach Reisekostengrundsätzen auswirken kann.


• Bei Einsatzwechseltätigkeit können Fahrtkosten zeitlich unbegrenzt als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Nicht mehr erforderlich ist bei täglicher Rückkehr zur Wohnung eine Entfernung von mehr als 30 km. Damit sind nun deutlich mehr Personen an wechselnden Einsatzstellen berechtigt, sämtliche Fahrten und auch die gelegentlichen in den Betrieb als auswärtiges Dienstgeschäft mit 30 Cent je Kilometer oder den tatsächlichen Kosten anzusetzen. Zudem gilt die Drei-Monats-Frist nicht mehr für Fahr-, Übernachtungs- und Nebenkosten, sondern lediglich bei den Verpflegungspauschalen.


• Fahrtkosten dürfen bei den Werbungskosten nicht über die pauschalen Kilometersätze angesetzt werden, wenn sie zu einer unzutreffenden Besteuerung führen. Diese Prüfung unterbleibt jedoch gemäß R 9.5 Abs. 2 S. 3 LStR bei der Erstattung durch den Arbeitgeber. Regelmäßige Pendelfahrten von der Wohnung zum gleichen Treffpunkt außerhalb einer Arbeitsstätte gelten nicht als Reisen und werden nur ab km 21 mit der Entfernungspauschale berücksichtigt.


• Beim Verpflegungsmehraufwand hat sich wenig verändert. Die Pauschbeträge werden weiterhin nicht gemindert, wenn der Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten verbilligt Mahlzeiten erhält. Die zählen unverändert mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn, sofern der Wert jeweils 40 € nicht übersteigt.


• Übernachtungskosten gelten weiterhin als Reisekosten, allerdings unter neuen Regeln. Der Aufwand kann nur noch in tatsächlicher Höhe für die Übernachtung ohne Frühstück bei Nachweis als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden (R 9.7 Abs. 2 LStR 2008). Bis Ende 2007 konnten Selbstständige und Arbeitnehmer bei Auslandsreisen noch alternativ die üppigen Übernachtungspauschalen absetzen. Nunmehr müssen Belege her, jede Reise ist mühsam über Einzelnachweise statt Pauschale je Land oder speziellen Großstädten abzurechnen. Dieser Wegfall betrifft auch die doppelte Haushaltsführung. Für eine Zweitwohnung am Arbeitsort sind weder für die ersten drei Monate, noch für die Folgezeit Übernachtungspauschalen zu berücksichtigen. R 43 Abs. 9 S. 4 LStR 2005 wurde nicht in R 9.11 LStR 2008 übernommen. Der Arbeitgeber darf allerdings weiterhin nach Pauschalbeträgen lohnsteuerfrei erstatten. Das gilt auch, wenn tatsächlich etwa bei einer Privatunterkunft geringere Aufwendungen angefallen sind, solange der Arbeitgeber die Unterkunft nicht unentgeltlich zur Verfügung stellt.


• Mahlzeiten werden nach anderen Rechenregeln aus den Hotelbelegen herausgerechnet. Weist eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis aus, erfolgt eine Kürzung um 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden vollen Verpflegungspauschbetrag. Das gilt gleichermaßen für In- und Auslandsreisen, sodass sich der bisherige fixe Kürzungsbetrag von 4,50 € innerhalb Deutschlands auf 4,80 € erhöht. Bei Auslandsübernachtungen entfällt im Gegensatz zum Inland aus Vereinfachungsgründen die Kürzung, wenn der Arbeitnehmer auf der Hotelrechnung handschriftlich vermerkt, dass das Frühstück im Gesamtpreis nicht enthalten ist. Enthält der Hotelbeleg etwa bei Tagungspau-schalen auch andere Mahlzeiten wie Mittag- und Abendessen, werden die Übernachtungskosten um jeweils 40 % des jeweils maßgebenden Verpflegungspauschbetrags gekürzt.


• Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber weiterhin in nachgewiesener oder glaubhaft gemachter Höhe steuerfrei ersetzen, sofern er die erforderlichen Nachweise als Belege zum Lohnkonto aufbewahrt (R 9.8 Abs. 3 LStR 2008). Nicht hierzu zählen Verwarnungs- und Bußgelder, zusätzlicher Krankenversicherungsschutz oder mittelbare Reisekosten, die Erstatzung führt zu Arbeitslohn. Die Reisenebenkosten können als Werbungskosten beim Arbeitnehmer berücksichtigt werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.


• Bei Arbeitgeberdarlehen entfällt der geldwerte Zinsvorteil bei Unterschreitung der starren Fünf-Prozent-Grenze, da R 31 Abs. 11 LStR 2005 gestrichen wurde. Hier hatte der BFH entschieden, dass kein geldwerter Vorteil vorliegt, wenn der vereinbarte Zinssatz marktüblich ist (04.05.2006, VI R 28/05, BStBl 2006 II S. 781). Dem hatte sich die Finanzverwaltung bereits angeschlossen (BMF 13.06.2007, IV C 5 - S 2334/07/0009, BStBl 2007 I S. 502). Damit erlangen Arbeitnehmer grundsätzlich keinen lohnsteuerlich zu erfassenden Vorteil, wenn ihnen der Betrieb einen Kredit zu marktüblichen Zinssätzen gewährt. Das wirkt sich bei einem geringen Kapitalmarktniveau wie derzeit positiv aus. Zwei Wehrmutstopfen hat die neue Sichtweise allerdings. Liegt der allgemeine Satz hingegen deutlich über 5 Prozent, kann es künftig zur Lohnbesteuerung auch bei höheren vereinbarten Sätzen kommen, was über die ehemalige Grenze ausgeschlossen war. Die Steuerlast auf einen Firmenkredit entfiel bislang, wenn sich die noch nicht getilgte Schuld auf maximal 2.600 € belief. Dieser Freibetrag wird ab 2008 gestrichen. Damit kommt es auch bei kleineren Kreditbeträgen zu einem geldwerten Vorteil.


• Die Anweisungen zu Abfindungen gem. R 9 und 10 LStR 2005 wurden gestrichen, da diese Steuerfreiheit bereits 2006 aufgehoben worden ist.


• Eher für Unsicherheit sorgt die Anweisung zur Altersteilzeit. In R 3.28 LStR steht, dass die Steuerfreiheit nicht mehr mit Ablauf des Monats in Betracht kommt, in dem der Arbeitnehmer die Altersteilzeitarbeit beendet oder die gesetzliche Altersgrenze erreicht hat.


• über das Jahressteuergesetz 2008 geänderte § 1 Abs. 3 AltTZG stellt jedoch klar, dass Altersteilzeit unbefristet über 2009 hinaus möglich ist und auch nicht von der Förderung durch die Bundesagentur abhängt. Damit ist die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 28 EStG unabhängig davon möglich, ob Altersteilzeit förderfähig ist.


• Vom Arbeitgeber verbilligt überlassene Vermögensbeteiligungen sind weiterhin bis zu 135 € jährlich lohnsteuerfrei. Nach R 19a Abs. 4 LStR 2008 kommt es für die Steuerfreiheit nach § 19a EStG nicht darauf an, ob der Vorteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten oder über eine Herabsetzung des individuellen Arbeitslohns überlassen werden.

Fazit: Die neuen LStR 2008 sind übersichtlicher als das Vorgängermodell, und dies nicht nur wegen der Anpassung an die Paragrafenreihenfolge. Insbesondere bei den Reisekosten lassen sich die Abrechnungen durch schlankere Anweisungen praxisfreundlicher umsetzen.

Erstellt von Robert Kracht