So spielen Sie Excel- oder ASCII-Dateien in Ihre DATEV-Buchhaltungssoftware ein

Wenn Sie DATEV-Anwender sind, kennen Sie das: Der Mandant schickt eine Datei mit seinen Umsätzen, die nicht im DATEV-Format gespeichert sind. Das sollte für Sie kein Problem sein. Über den ASCII-Import oder die EBS-Konvertierung können Sie auch andere Formate in Ihre DATEV-Software importieren. Wir erklären Ihnen, wie es geht.

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1. Möglichkeit: ASCII-Import in drei Schritten

Beim ASCII-Import können die Formate .txt und .csv eingelesen werden.

  1. Schritt: Als DATEV-Anwender gehen Sie in der Software Kanzlei-Rechnungswesen auf folgende Menüpunkte: Bestand > Importieren > ASCII-Daten.
  2. Schritt: Suchen Sie die gewünschte Datei aus Ihrem Dateiverzeichnis heraus und überprüfen Sie folgende wichtige Faktoren, damit Sie die Daten richtig einspielen können:
    • Hat die Datei eine Überschriftenzeile bzw. ab welcher Zeile soll importiert werden?
    • In welchem Format ist das Datum angegeben? Das müssen Sie auswählen (z.B. TTMMJJJJ oder TT.MM.).
    • Durch welches Zeichen werden Ihre Zeilen in der CSV-Datei getrennt? Semikolon? Tabulator?
  3. Schritt: Nachdem Sie die wichtigsten Faktoren ausgewählt haben, können Sie eine Spaltenzuordnung durchführen: Wählen Sie aus, was in welcher Spalte steht, z.B.
    • Spalte A = Umsatz
    • Spalte B = Soll/Haben etc.

Speichern Sie am Ende Ihr definiertes Format ab.

Tipp: Wenn in Ihrer Datei die einzuspielenden Angaben in der obersten Zeile stehen, klicken Sie im ersten Schritt an, dass die Datei keine Überschriftenzeile enthält. So sehen Sie in der Importvorschau die Spaltenbegriffe und können eine schnelle Spaltenzuordnung erledigen. Denken Sie daran, nach der Spaltenzuordnung die Überschriftsenzeile wieder zu aktivieren.

Hat der Mandant Ihnen eine Excel-Datei geschickt, können Sie diese auch als CSV- oder TXT-Datei umspeichern. Öffnen Sie dafür die Excel-Datei und speichern Sie die Datei über den Menüpunkt „Speichern unter…“ neu ab.

2. Möglichkeit: EBS-Konvertierung

In der Toolbox von DATEV verbirgt sich mit der EBS-Konvertierung ein weiteres Tool, um Excel-Dateien über einen Assistenten in Ihre Buchhaltung einzuspielen.

  1. Schritt: Nachdem Sie die EBS-Konvertierung gestartet haben, können Sie Ihre einzuspielende Excel-Datei über die Registerkarte DATEV in Excel starten. Geben Sie
    • Beraternummer,
    • Mandantennummer und
    • Wirtschaftsjahr ein.
  2. Schritt: Dann können Sie Ihre Buchungszeile den Spalten der Excel-Datei zuordnen und anschließend in Ihre Buchhaltung übernehmen.

Tipp: Auch bei der EBS-Konvertierung können Sie die Zuordnungen speichern, so dass Sie in den folgenden Monaten Dateien „per Knopfdruck“ einspielen können. So sparen Sie mit wenig Aufwand künftig sehr viel Zeit.

Autor: Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).

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