Das Herzstück der digitalen Steuerkanzlei: Ein gut funktionierendes Dokumentenmanagementsystem. Doch was steckt alles dahinter? Wie wählen Sie das richhtige DMS aus, wie bauen Sie es auf – und vor allem: Wie nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter es richtig, um alle Vorteile der datenbankgestützten Verwaltung Ihrer elektronischen Dokumente auszukosten?
Mit den folgenden Inhalten möchten wir Ihre Fragen zum DMS umfassend beantworten – lesen Sie jetzt weiter!
|
Unsere Beiträge im Überblick:
Diese hilfreichen DMS-Funktionen werden viel zu selten genutzt
Eine Vielzahl von Dokumenten und Informationen geht in Kanzleien ein und aus. Ob einfache Word-Briefe an Mandanten, Steuerbescheide von der Finanzverwaltung oder Formulare an Banken. Alle Dateien sollten sauber und revisionssicher abgelegt werden. Die meisten Kanzleien haben dafür ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das umfasst oft hilfreiche Funktionen, die leider nur wenig genutzt werden. Der folgende Beitrag stellt Ihnen Funktionen vor, mit denen Sie Ihr System effizienter nutzen – klicken Sie hier.
Wie Sie Dokumente richtig einscannen und ablegen
Dokumente zu scannen ist oftmals gar nicht so leicht wie gedacht. Probleme können bei unterschiedlichsten Arbeitsschritten aufkommen: Einstellungen, Formate, Auflösung oder sogar die Wahl des richtige Standorts für den Dokumentenscanner. Außerdem müssen die Dokumente sinnvoll abgelegt und benannt werden. Da kann man schnell durcheinander kommen. Wie Sie den Überblick beim Thema Scannen behalten, lesen Sie hier.
Mit der digitalen Personalakte für Ordnung in den Unterlagen sorgen
In Sachen Personalakte ist es sinnvoll, auf eine digitale Verwaltung zu setzen. Diese ist jedoch nur wirklich vorteilhaft im Vergleich zur analogen, wenn sie logisch strukturiert wird. Es ist dabei oftmals nicht leicht zu entscheiden, welche Informationen in eine digitale Personalakte gehören und welche nicht. Lesen Sie hier, auf welche Inhalte sie bei der Anlage einer digitalen Personalakte auf keinen Fall verzichten dürfen.
