Digitale Personalakte: Mit dieser Struktur sorgen Sie von Anfang an für Ordnung in den Unterlagen

Digitale Personalakten sind deutlich einfacher zu erstellen und zu verwalten als analoge. Allerdings kommt diese Erleichterung nur dann zum Tragen, wenn die digitale Personalakte strukturiert geführt wird. Der nachfolgende Artikel erläutert, Aber Welche Dokumente gehören in die digitale Akte? Dazu finden Sie hier Beispiele für eine mögliche Aktenstruktur.

Welche Dokumente in die digitale Personalakte gehören

Mit Personalverwaltungsprogrammen wie von Personio, sevDesk, acosono oder persis können Personalakten digital geführt werden.

Der Arbeitgeber kann selber festlegen, welche Dokumente in der digitalen Personalakte abgelegt werden. Beispielsweise gehören die folgenden Dokumente in eine digitale Personalakte:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
  • relevanter Schriftverkehr mit dem oder bzgl. des jew. Mitarbeiters
  • Angaben zur Sozialversicherung
  • Unterlagen zur Krankenkasse
  • Steuerunterlagen
  • Zeugnisse
  • Abmahnungen und Kündigungen
  • Unterlagen zum Firmanwagen 

Neben den generell erlaubten Unterlagen gibt es auch Unterlagen und Informationen, die nur mit ausdrücklicher Erlaubnis des Mitarbeiters eingepflegt werden dürfen. Hierzu gehören z.B. Social-Media-Profile oder ärztliche Unterlagen. Dafür sollte eine schriftliche Einverständniserklärung vom Mitarbeiter eingeholt werden.

Beachte: Einige Dokumente müssen laut Gesetz handschriftlich unterschrieben sein (§126 BGB). Das Schriftformerfordernis gilt u.a. für die folgenden Dokumente:

  • Arbeitsvertrag (§ 2 Abs. 1 NachwG)
  • Antrag auf Elternzeit (§ 16 Abs. 1 Satz 1 und Satz 2 BEEG)
  • Kündigung (§ 623 BGB)
  • Betriebsvereinbarungen (§ 77 Abs. 2 BetrVG) 
  • Darlehensverträge (§ 492 Abs. 1 BGB)

In einigen Fällen kann das Schriftformerfordernis durch die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur erfüllt werden. Ansonsten müssen handschriftlich zu unterschreibende Dokumente zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden.

Tipp: Fertigen Sie sich vorab eine Liste aller Dokumente an und kategorisieren Sie die Dokumente z.B. in „aufbewahrungspflichtig“ und „nichtaufbewahrungspflichtig“ oder „Papierform zusätzlich erforderlich“ und „keine Papierform zusätzlich erforderlich“.

Die richtige Aktenstruktur

Für die digitale Personalakte sollten Sie eine einheitliche und leicht nachvollziehbare Struktur festlegen, die bei jedem Mitarbeiter Anwendung findet. Hierfür können Ordner und Unterordner erstellt werden. Eine klassische Aktenstruktur könnte z.B. wie folgt aussehen:

Vorschlag für die Aktenstruktur

StichwortInhalt
Personendatenalle Angaben zur Person
Unterlagen zur Bewerbungz.B. Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse
Vertragsunterlagen z.B. Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, Verträge über Nutzung von Firmeneigentum 
Gehaltsunterlagenz.B, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Unterlagen zu Sonderzahlungen und Prämien
Sozialversicherungz.B. Mitgliedsbescheingung Krankenkasse, Sozialversicherungsausweis 
Zeiterfassungz.B. Urlaubstage, Krankentage, Arbeitszeit
Fort- und Weiterbildungz.B. Seminare, Zertifikate und Bescheinigungen
Reisekostenz.B. Reisekostenabrechnungen, Hotelrechnungen, Reisekostenerstattung 
Firmenfahrzeugz.B. Vereinbarung mit dem Mitarbeiter, Leasingvertrag, Versteuerung 
Persönliche Ereignissez.B. Mutterschutz/ Elternzeit, Jubiläen, Hochzeit, Umzug 

Sonstiges 

 

 

z. B. Schwerbehindertenausweis, Kopie des Führerscheins

 

 

Tipp: Auch der Schriftverkehr mit dem oder bzgl. des Mitarbeiters gehört in die digitale Personalakte. Legen Sie hierfür Unterordner in dem jeweiligen Ordner an, um den Schriftverkehr themenbezogen ablegen zu können.

Stefan Homberg

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