Einfacher als gedacht: Automatisierung der digitalen Übernahme von Ausgangsrechnungen

Im Ausgangsrechnungsbereich ist es deutlich einfacher, einen hohen Automatisierungsgrad in der Buchhaltung zu erlangen als beim Rechnungseingang. Das Zauberwort hierfür ist „Schnittstelle“. Über Schnittstellen können Buchhaltungsprogramme Daten von externen Quellen einfach übernehmen. Lesen Sie hier, mit welchen Argumenten Sie Ihre Mandanten überzeugen, Rechnungen mit professioneller Fakturasoftware zu erstellen. Der Lohn für Sie: Sie sparen sich manuelle Eingaben in Ihr Buchhaltungsprogramm.

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Zu GoBD-konformen Lösungen raten und Word oder Excel ablösen

Viele Unternehmer schreiben seit Jahrzehnten Ausgangsrechnungen mit Excel oder Word, drucken sie aus, tüten sie ein, frankieren und schicken sie dann den Kunden. Mit Blick auf die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sollten Sie Ihren Mandanten davon natürlich abraten und ihnen den Umstieg auf GoBD-konforme Software zur Fakturierung raten, die übermittelte Rechnungen

• festschreibt bzw. unveränderbar macht und
• einfach in digitaler Form zu Ihnen übertragbar macht.

Neben den Vorgaben der Finanzverwaltung sind auch geringere Prozesskosten und Portoersparnis Argumente, den Mandanten vom Versand digitaler Rechnungen zu überzeugen.

Der Trend bei Fakturaprogrammen geht zu webbasierten Cloudlösungen. Ihre Mandanten können somit von überall aus Rechnungen schreiben und digital versenden. Viele Anbieter haben sogar Stammdatenbanken und eine Artikelverwaltung, um das Schreiben von Rechnungen noch einmal deutlich zu vereinfachen und Zeit zu sparen.

Tipp: Wollen Mandanten dennoch nicht von ihrer Gewohnheit abrücken und weiterhin Rechnungen mit Word oder Excel schreiben, sollten Sie ihnen zumindest dazu raten, nach der Erstellung ein PDF-Dokument zu generieren und im besten Fall in einem revisionssicheren Archiv abzulegen. Eventuell bieten Sie ihnen gegen Aufpreis an, die Daten in Ihr Archiv zu legen, dass kann den Mandanten auch zusätzlich an Sie binden.

Datenübernahme aus Faktura-/Warenwirtschaftsprogramm

In vielen – gerade in größeren – Unternehmen werden Kundenrechnungen direkt aus einem Faktura- oder Warenwirtschaftsprogramm erstellt. In solchen Fällen brauchen Sie die Rechnungsdaten nicht händisch in Ihr Buchhaltungssystem zu übernehmen. Praktisch jedes Programm hat eine Exportfunktion. Darüber lassen sich Kundenrechnungen so ausgeben, dass Sie sie fast per Knopfdruck in Ihrer Kanzlei übernehmen können.

Tipp: Fragen Sie Ihre Mandanten oder deren Systemdienstleister nach einer Fibu-Schnittstelle. Falls es die nicht geben sollte (was selten der Fall ist), versuchen Sie, eine Liste der Kundenrechnungen im Excel-Format zu generieren. Diese kann wiederum in die meisten Buchhaltungsprogramme eingespielt werden (evtl. nach Vornahme von kleineren Umformatierungen).

Autor: Stefan Homberg berät als Geschäftsführer der Agentur Die Kanzlei-Entwickler Kanzleien bei der Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sowie bei Datenschutzthemen (www.kanzlei-entwickler.de).