Ratgeber · Stand: November 2026
Die E-Rechnung ist im B2B-Geschäftsverkehr angekommen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer elektronische Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen außer Kleinunternehmern.
Mit Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das BMF die Regeln zur E-Rechnung zum dritten Mal ergänzt. Für E-Rechnungen, die ab dem 1. Januar 2027 ausgestellt werden, sind zusätzliche Vorgaben zu beachten. Im Mittelpunkt steht die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil.
Für Kanzleien verschiebt sich damit der Beratungsschwerpunkt. Es geht nicht mehr nur um den Empfang, sondern um funktionierende Prozesse bei Ihren Mandanten: von der Formatwahl über die Prüfung und Fehlerkorrektur bis zur GoBD-konformen Archivierung. Auf dieser Seite bündeln wir aktuelle Entwicklungen, Praxisbeiträge und Downloads rund um die E-Rechnung und halten sie für Sie auf dem neuesten Stand.
Infografik: Das neue BMF-Schreiben zur E-Rechnung im Überblick
Unsere kostenlose Infografik zeigt alle Stichtage und sechs Kernaussagen auf einer Seite, dazu jede Neuerung mit Frist und Fundstelle und Prüfpunkte für das Mandantengespräch.
Spezialreport: E-Rechnung ab 1.1.2027
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Welche Stichtage und Übergangsfristen gelten für die E-Rechnung?
Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 für größere und ab 2028 für alle Unternehmen außer Kleinunternehmern, ab Juli 2030 auch EU-weit für grenzüberschreitende Umsätze.
- 1. Januar 2025 Empfangspflicht Alle inländischen Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren können. Das gilt auch für Kleinunternehmer und Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen.
- 31. Dezember 2026 Ende der allgemeinen Übergangsfrist Bis zu diesem Tag dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF- oder andere elektronische Rechnungen ausstellen. Am selben Tag endet die Nichtbeanstandung für E-Rechnungen, die nur den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen.
- 1. Januar 2027 Ausstellungspflicht ab 800.000 € Umsatz Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 weiter sonstige Rechnungen verwenden. Mit Zustimmung des Empfängers bleiben bis Ende 2027 auch EDI-Verfahren zulässig, die noch nicht der neuen Norm entsprechen.
- 1. Januar 2028 Ausstellungspflicht für alle Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen. Ausgenommen bleiben nur Kleinunternehmer.
- 1. Juli 2030 EU-weite E-Rechnung und Meldesystem (ViDA) Für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU wird die E-Rechnung nach EN 16931 Pflicht. Eine digitale Meldung auf Basis der Rechnungsdaten ersetzt die Zusammenfassende Meldung.
Alles zur Ausstellungspflicht ab 2027 →
Was regelt das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 zur E-Rechnung?
Das dritte BMF-Schreiben zur E-Rechnung (III C 5 – S 7287-a/00019/021/017) ergänzt die Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320) und vom 15.10.2025 (BStBl I S. 1806) und ändert den Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Für E-Rechnungen, die ab dem 1.1.2027 ausgestellt werden, gelten zusätzliche Vorgaben.
Übergangsregel
E-Rechnungen, die bis zum 31.12.2026 ausgestellt werden und den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet, auch wenn sie die zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens nicht erfüllen. Das gilt auch für den Vorsteuerabzug.
Die sechs Kernaussagen des Schreibens im Überblick, jeweils mit Randnummer (Rn.):
Leistungsbeschreibung (Rn. 10–12)
Im strukturierten Teil müssen insbesondere Leistungsart, -umfang, -gehalt und ggf. -ort so eindeutig stehen, dass sich die übrigen Besteuerungsgrundlagen und die prinzipielle Berechtigung zum Vorsteuerabzug zweifelsfrei bestimmen lassen. Was erforderlich ist, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls. Darüber hinausgehende Angaben, z. B. die Aufschlüsselung von Stundennachweisen, können in einem eingebetteten Anhang übermittelt werden.
Bauleistungen (Rn. 13–14)
Es wird derzeit nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen stehen. Dann muss eine menschenlesbare, eingebettete Anlage die detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis enthalten, auf die im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen wird.
Rabatte, Boni, Skonti (Rn. 15–16)
Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen sind anzugeben. Nicht beanstandet wird ein Hinweis in allgemeiner Form auf eine schriftlich abgeschlossene Vereinbarung, sofern die Unterlagen als Teil der Aufzeichnungen nach § 22 UStG innerhalb kurzer Zeit vorgelegt und leicht und eindeutig geprüft werden können.
Berichtigungen (Rn. 20–21, Abschn. 14.11 Abs. 2 UStAE)
Besteht eine E-Rechnungspflicht, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Derzeit kann jede in der Praxis taugliche Korrektur mit einem tauglichen Rechnungstyp übermittelt werden, wenn sich aus ursprünglicher Rechnung und Berichtigungen die maßgeblichen Angaben klar und eindeutig ergeben. Neu: Berichtigung auch per Gutschrift des Leistungsempfängers, bei vorheriger Vereinbarung und spezifischer, eindeutiger Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung.
Geschäftsregelfehler (Rn. 22–23)
Eine Datei mit Geschäftsregelfehler, aber ohne Formatfehler, ist umsatzsteuerlich prinzipiell eine E-Rechnung. Ordnungsgemäß ist sie nur, wenn sie die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig enthält. Betrifft der Fehler eine Pflichtangabe, liegt ein Inhaltsfehler vor.
Keine Ordnungswidrigkeit (Rn. 28)
Besteht eine E-Rechnungspflicht und wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist das keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG.
| Datum | Was endet laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026 |
|---|---|
| 31.12.2026 | Nichtbeanstandung für E-Rechnungen, die nur den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen |
| 31.12.2027 | Nichtbeanstandung für vereinfachte E-Rechnungen auf Bruttopreisbasis: im strukturierten Teil nur die Gesamtsummen der Entgelte je Steuersatz bzw. Steuerbefreiung, Einzelpositionen in einer eingebetteten Anlage (Rn. 17–19) |
| 30.6.2030 | Nichtbeanstandung für die vereinfachte Absetzung von Teilentgelten in Endrechnungen (Rn. 3–4) und für Gebührenbescheide als sonstige Rechnung (Rn. 26–27) |
| Ohne Datum | Die Erleichterung für Bauleistungen und die Regeln zu Korrekturarten gelten „derzeit“. Das BMF will alle Regeln mit Blick auf das künftige Meldesystem überprüfen und ggf. anpassen (Rn. 1). |
Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2026, III C 5 – S 7287-a/00019/021/017. Die Veröffentlichung im BStBl I ist angekündigt.
Tipp: Alle Neuerungen im Detail mit Frist und Fundstelle und sechs Prüfpunkte für das Gespräch mit Ihren Mandanten erhalten Sie hier: Infografik & Übersicht zum BMF-Schreiben kostenlos herunterladen →
Aktuelle Meldungen
E-Rechnung ab 1.1.2027: Das müssen Ihre Mandanten jetzt umsetzen
Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Pflicht für alle außer Kleinunternehmern. Maßgeblich ist bereits der Umsatz 2026. Wir zeigen, welche Fristen und Ausnahmen gelten, wie sich Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler auf den Vorsteuerabzug auswirken und mit welcher Checkliste Sie Ihre Mandanten durch die Umstellung begleiten. Hier alle Infos zur E-Rechnung ab 2027.
Praxiswissen zur E-Rechnung
Rechnungen von Geschäftspartnern automatisch abrufen und in die Buchhaltung laden
Viele Geschäftspartner stellen Rechnungen inzwischen elektronisch zum Abruf bereit. Durch einen automatischen Abruf über Schnittstellen können Sie die Rechnungen direkt in Ihre Buchhaltungssoftware einlesen. Erfahren Sie hier, welche Vorteile Sie davon haben.
ZUGFeRD, XRechnung, EDI: Ein Überblick über digitale Rechnungsformate
Wenn Sie Rechnungen erstellen oder erhalten, werden Sie immer häufiger mit Begriffen wie E-Rechnung (auf Englisch: E-Invoicing oder E-Invoice), digitale Rechnung, XRechnung, EDI oder ZUGFeRD konfrontiert. E-Rechnung bezeichnet als Oberbegriff zwar ganz allgemein eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, aber von diesen Formaten gibt es inzwischen gleich mehrere. » Wir geben Ihnen im folgenden Beitrag alle relevanten Informationen zu den Formaten der digitalen Rechnung und sagen Ihnen, welches Format am besten für Sie und Ihre Mandanten geeignet ist.
E-Rechnungs-Viewer bei ELSTER: E-Rechnungen kostenlos anzeigen und prüfen
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Um den Übergang zu erleichtern, stellt ELSTER einen E-Rechnungs-Viewer bereit. Hier alle Infos zum E-Rechnungs-Viewer.
Grundlagen der elektronischen Rechnung: Darauf müssen Sie und Ihre Mandanten achten
Mit elektronischen Rechnungen lassen sich nicht nur Kosten sparen, sondern Arbeitsabläufe enorm beschleunigen. Deshalb kommen in immer mehr Unternehmen Rechnungen über digitale Kanäle an. » Wir sagen Ihnen, worauf Sie bei der elektronischen Rechnungsstellung achten müssen.
Einfacher als gedacht: Automatisierung der digitalen Übernahme von Ausgangsrechnungen
Im Ausgangsrechnungsbereich ist es deutlich einfacher, einen hohen Automatisierungsgrad in der Buchhaltung zu erlangen als beim Rechnungseingang. Das Zauberwort hierfür ist „Schnittstelle“. Über Schnittstellen können Buchhaltungsprogramme Daten von externen Quellen einfach übernehmen. Lesen Sie hier, mit welchen Argumenten Sie Ihre Mandanten überzeugen, Rechnungen mit professioneller Fakturasoftware zu erstellen. Der Lohn für Sie: Sie sparen sich manuelle Eingaben in Ihr Buchhaltungsprogramm. » Hier weiterlesen.
Sechs Fragen zur Ist-Analyse des Rechnungseingangs bei Mandanten
Belege sortieren und vielleicht sogar schon kontieren können Mandanten mit Softwareunterstützung zu großen Teilen selbst. Im richtigen Datenformat an Ihre Kanzlei übergeben, beschleunigt das die Buchhaltung enorm – aber nur, wenn der Workflow mit dem Mandanten richtig abgestimmt ist. Wichtig ist vor Einführung eines digitalen Belegaustauschs eine Analyse des Mandanten. Ausgangspunkt ist der Rechnungseingang. » Lesen Sie in diesem Beitrag, mit welchen Fragen Sie den Status quo beim Mandanten herausfinden.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr, also im Jahr 2026. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 weiter sonstige Rechnungen verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen außer Kleinunternehmern. Mehr zur Ausstellungspflicht ab 2027
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025.
Was ändert sich durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2026?
Für E-Rechnungen, die ab dem 1.1.2027 ausgestellt werden, gelten zusätzliche Vorgaben, vor allem zur Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil. Daneben enthält das Schreiben Nichtbeanstandungsregeln, etwa für Bauleistungen, Rabattvereinbarungen und Rechnungen auf Bruttopreisbasis, sowie Regeln zu Berichtigungen. Bis 31.12.2026 ausgestellte E-Rechnungen, die den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht beanstandet, auch für den Vorsteuerabzug.
Dürfen Details wie Stundennachweise in einen Anhang der E-Rechnung?
Ja. Leistungsart, -umfang, -gehalt und ggf. -ort gehören in den strukturierten Teil. Darüber hinausgehende Angaben, z. B. die Aufschlüsselung von Stundennachweisen, können in einem eingebetteten Anhang übermittelt werden (Rn. 10–12 des BMF-Schreibens vom 15.10.2026).
Ist eine E-Rechnung mit Geschäftsregelfehler noch eine E-Rechnung?
Umsatzsteuerlich prinzipiell ja, solange kein Formatfehler vorliegt. Ordnungsgemäß ist sie aber nur, wenn die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig sind (Rn. 22–23).
Müssen Anzahlungsrechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden?
Nicht, wenn der Unternehmer sie unter Berücksichtigung der Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 UStG vor Beginn seiner eigenen E-Rechnungspflicht erteilt. Das gilt auch dann, wenn Leistung und Zahlung erst danach erfolgen (Rn. 2).
Ist eine Papier- oder PDF-Rechnung statt der vorgeschriebenen E-Rechnung eine Ordnungswidrigkeit?
Nein. Nach Rn. 28 des BMF-Schreibens ist das keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG.
Dieser Beitrag dient der Orientierung und ersetzt nicht die Prüfung des Einzelfalls.
Archiv: Frühere Beiträge zur E-Rechnung
Die folgenden Beiträge sind älter und werden nicht mehr aktualisiert. Den aktuellen Stand zu Fristen, Formaten und Pflichten finden Sie oben auf dieser Seite.
BMF veröffentlicht Entwurf eines Schreibens zur verpflichtenden E-Rechnung ab 2025
Wie bereits berichtet, steht die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Umsätze) kurz bevor. Ab dem 01.01.2025 wird - begleitet von Übergangsvorschriften - bei diesen Umsätzen verpflichtend eine E-Rechnung zu verwenden sein. Das BMF plant, in Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder, ein umfangreiches BMF-Schreiben zur E-Rechnung zu veröffentlichen. Ein erster Entwurf ist bereits den Verbänden übersandt worden. Hier mehr zu den Einzelheiten erfahren.
Die elektronische Rechnung nach dem im Frühjahr 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz: Diese Pflichten gelten schon bald!
Mit dem im März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz will die Bundesregierung Unternehmen wettbewerbsfähiger machen und den Standort Deutschland stärken. Eine wichtige Neuerung stellt der verpflichtende Empfang von E-Rechnungen dar. Der Gesetzgeber hat wegen des Umstellungsaufwands einige Übergangsregelungen eingeführt. Aber der zeitliche Aufschub gilt nur für Rechnungsaussteller. Als unternehmerischer Rechnungsempfänger müssen auch Steuerberater schon ab dem 01.01.2025 für den Empfang und die Verarbeitung der neuen E-Rechnungen bereit sein. Hier klicken und weiterlesen!
Oktober 2023: BMF äußert sich zu Rechnungsformaten der E-Rechnung
Durch das Wachstumschancengesetz soll die obligatorische elektronische Rechnung bei inländischen Umsätzen zwischen Unternehmern eingeführt werden. Das BMF hat sich in seinem Schreiben vom 02.10.2023 - III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007 aufgrund von Anfragen der Verbände bereits jetzt, d.h. vor dem Ende des parlamentarischen Gesetzgebungsverfahrens, zur elektronischen Rechnung geäußert. Hier klicken und weiterlesen.
VAT in the Digital Age (ViDA) und Wachstumschancengesetz: Die neuesten Entwicklungen bei der E-Rechnung
+++Empfang von Elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) bei inländischen B2B-Umsätzen ab 2025 verpflichtend+++
Im Rahmen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ und des deutschen Referentenentwurfs zum „Wachstumschancengesetz“ vom 14.07.2023 wird derzeit die Einführung einer E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze vorbereitet. Hierzu ist dem Vernehmen nach gerade eine entsprechende Ermächtigung für den deutschen Fiskus auf EU-Ebene zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland in Arbeit. Klicken Sie hier und erfahren Sie mehr über die neuesten Entwicklungen bei der E-Rechnung.
EU plant die Einführung eines Meldesystems für E-Invoicing – Gut für Unternehmer!
Die EU plant die Einführung eines Meldesystems für elektronische Rechnungen zur Schließung von Umsatzsteuer-Lücken. Die EU-Kommission möchte einen entsprechenden Gesetzentwurf im Herbst 2022 vorlegen. In Deutschland soll zudem ein bundesweit einheitliches Meldesystem zur Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen eingeführt werden. Dies wurde bereits im Koalitionsvertrag „Mehr Fortschritt wagen” der derzeitigen Bundesregierung vereinbart. Vor allem wegen Effizienzgewinnen, Bürokratieabbau und Synergie-Effekten könnte das Meldesystem für Unternehmer vorteilhaft sein – hier klicken und mehr erfahren.
Verpflichtung zu elektronischer Rechnungslegung: November 2020 als Wendepunkt
In diesem Jahr treten zwei weitere Stufen der EU-weiten E-Rechnungspflicht in Kraft. Bereits seit 18.4.2020 müssen alle öffentlichen Rechnungsempfänger auf Landes- und kommunaler Ebene elektronische Rechnungen akzeptieren. Ab 27.11.2020 dürfen öffentliche Stellen sogar auf elektronischen Rechnungen bestehen. Informationen zu Formaten und Inhalten von E-Rechnungen sind für Sie und Ihre Mandanten also dringend erforderlich – alles was Sie dazu wissen müssen, vermitteln wir Ihnen in den weiterführenden Beiträgen auf dieser Seite. » Im nächsten Beitrag erhalten Sie zunächst einen kurzen Überblick über die aktuelle Gesetzeslage rund um die digitale Rechnung - klicken Sie hier.
