Welche Tools werden für die Durchführung einer digitalen Lohnabrechnung angeboten?

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Die digitale Lohnabrechnung ist gegenwärtig für viele Arbeitgebende ein großes Thema. Für einige ist der Prozess bereits Routine, auf andere wirkt er noch immer wie eine große Hürde. Gründe dafür können unzureichende technische oder datenschutzrechtliche Kenntnis sein. Dieses Problem haben einige Dienstleistende erkannt und bieten den betreffenden Unternehmen ihre Unterstützung bei der Bewältigung des Vorgangs an, erledigen also die Organisation rund um die digitale Gehaltsabrechnung. Nachfolgend finden Sie eine Auflistung einiger Anbietenden, welche möglicherweise auch für Sie hilfreich sein könnten, die digitale Lohnabrechnung zu meistern:

Hier zunächst eine Übersicht der Tools. Eine ausführlichere Beschreibung finden Sie darunter.

Digitale Lohnabrechnung mit DATEV

DATEV hilft in Sachen Lohnabrechnung u.a. bei der Kommunikation zwischen dem Unternehmen und einem*einer steuerlichen Berater*in, sowie zwischen einzelnen Personalstellen. Unternehmen werden außerdem auch bei vorangehenden wie nachfolgenden Vorgängen der Abrechnung unterstützt, das Angebot geht also über den Prozess der Abrechnung selbst hinaus.

Für die Datenerfassung bietet DATEV ein System an, das u.a. Doppelerfassungen und andere Fehler verhindern soll. Dabei geht es um Vor- und Zeiterfassungen im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Personalstellen. Die Bewegungsdaten werden aus der Zeiterfassung in die DATEV-Lohn-Software übernommen, was mögliche Übermittlungsfehler verhindern soll. Es geht also um die Koordination von Zeiterfassungen in mehreren Betrieben eines Unternehmens. Für ein kleineres Unternehmen ist das Angebot daher eher weniger geeignet.

Für die Zusammenarbeit zwischen der Unternehmenszentrale und den jeweiligen Niederlassungen wird außerdem die Möglichkeit der Unterhaltung einer digitalen Personalakte angeboten. Auf diese Weise können nicht nur Bewegungs- und Lohndaten, sondern auch andere personelle Daten wie z.B. Arbeitsverträge organisiert werden. Dabei werden die Dokumente im DATEV-Rechenzentrum abgelegt, welches den gesonderten DATEV-Sicherheitsstandards entspricht. Auf diese Weise verfügen die Mitarbeitenden in der Personalabteilung über einen einheitlichen Informationsstand, da sie auf dieselben Dokumente zugreifen. Das vermeidet Doppelarbeit und Redundanzen bei der Lohnabrechnung.

Für die Mitarbeitenden eines Unternehmens stellt DATEV ein eigenes Online-Portal bereit, über das diese auf ihre Lohnabrechnungen zugreifen können: DATEV Arbeitnehmer online. So ist kein möglicherweise unsicherer Versand per Mail nötig.

Dies ist aber nur ein Teil der angebotenen Services. DATEV bietet u.a. außerdem Lösungen für die Lohnauswertung, sowie Fortbildungen zum Thema an. Ziel dieser Beratung ist es, Geschäftsführende bei der Einführung der multiplen DATEV-Angebote zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zu unterstützen. Denn es gibt viele verschiedene Services die in Kombination wahrgenommen werden können, aber nicht müssen (s.o.).

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Digitales Honorarmanagement mit StBVS

Die StBVS (Steuerberater Verrechnungsstelle) ist speziell auf Kanzleien von Steuerberater*innen sowie auf Wirtschaftsprüfern*innen und selbstständige Buchhalter*innen ausgelegt und für ihre Honorarverwaltung zuständig. Durch das Auslagern ihres Honorarmanagements sollen sich diese besser auf ihre Arbeit mit Mandant*innen fokussieren können. Nimmt man die Leistung in Anspruch ist man einzig dafür zuständig, die Honorarrechnungen zu verfassen. Für die Übermittlung und alle nachgestellten Vorgänge sorgt allein die StBVS. Das Angebot beinhaltet also die Kontrolle über Honorarkennzahlen, eine flexible Rechnungsvorfinanzierung, die zeitliche Mitarbeiterentlastung durch das Outsourcing des Prozesses u.v.m.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, das Angebot über eine vorhandene DATEV-Schnittstelle mit einer DATEV-Lösung zu verknüpfen. Es sind keine besonderen technischen Voraussetzungen des Unternehmens erforderlich, da es sich um eine Onlineanwendung handelt. Der Service ist also auch für kleinere Kanzleien geeignet.

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Digitale Lohnabrechnung mit Lexware

Lexware bietet die Unterstützung bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen speziell für kleine und mittlere Unternehmen an. Der Service besteht aus einem Angebot von Programmen, mit denen die Unternehmen ihre Gehaltsabrechnungen eigenständig erstellen können. Die Programme sind darauf ausgelegt Schritt für Schritt durch die Abrechnung zu führen und berechnen Abzüge, Zuschläge und Abgaben, sowie Beiträge zur Altersvorsorge, geldwerte Vorteile und andere Leistungen dabei automatisch.

Das Schritt-für-Schritt-Verfahren ermöglicht es auch Anfänger*innen erfolgreich eine korrekte Gehaltsabrechnung digital zu erstellen. Vor allem rechtliche Unsicherheiten können beseitigt werden, denn die Programme berücksichtigen alle gesetzlichen Vorgaben.

Durch eine vorhandene ELSTER-Schnittstelle können Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen automatisch ans Finanzamt versendet werden und erhalten die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) vom Finanzamt.

Ebenfalls bietet das Service-Angebot von Lexware ein Programm, mit dem alle Pflichtmeldungen und Beitragsnachweise über das Lexware Meldecenter an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden. Weitere Services stellen u.a. Möglichkeiten der Auswertung und ein Online-Banking dar.

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Digitale Lohnabrechnung mit Trenkwalder

Auch mit Trenkwalder können Unternehmen die Organisation ihrer Lohnabrechnungen auslagern und damit ihre Personalabteilungen entlasten. Das System des HR-Outsourcing Online-Angebots beinhaltet eine kleinschrittige Aufteilung des Services, sodass die jeweiligen Unternehmen das Trenkwalder-Angebot genau auf ihre Bedürfnisse zuschneiden können. Es existieren also multiple Einzelangebote, die beliebig miteinander kombiniert werden können.

So kann bei Trenkwalder z.B. eine jährliche Archivierungs-CD bestellt werden. Hat ein Unternehmen aber keine Verwendung dafür, besteht die Möglichkeit, dieses Angebot abzulehnen. Die Bestellung ist also nicht verpflichtend an ein großes Paket geknüpft. Dies gilt für jedes Teilangebot, also z.B. auch für eine Schwerbehinderten-Abgabe etc.

Außerdem besteht die Möglichkeit der Zustellung einer Gehaltsabrechnung in Papierform. Dies ist vor allem für solche Unternehmen nützlich, die Mitarbeitende beschäftigen, die den Empfang einer digitalen Gehaltsabrechnung ablehnen. Mehr zu dem Thema Datenschutz bei digitaler Gehaltsabrechnung und dem nicht vorhandenen „Recht auf Papierform“ erfahren Sie hier.

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Digitale Lohnabrechnung mit SAP

SAP (kurz für Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung) fokussiert sich beim Thema Gehaltsabrechnungen auf ein Angebot, das den Zuständigen in einem Unternehmen jegliche Unsicherheit nehmen soll. Es geht also darum, alle möglichen Fehlerquellen zu umgehen und der Geschäftsführung so Sicherheit zu vermitteln, damit diese sich auf ihre restlichen Aufgaben konzentrieren kann. Der Ansatz ist unternehmensstrategisch ausgelegt, denn das korrekte Aufsetzen von Gehaltsabrechnungen erspart dem Unternehmen unnötige Kosten.

Das SAP-Angebot besteht aus einer Abrechnungs-Software in Kombination mit einer speziellen Cloud-Technologie. Auf diese Weise engagiert sich SAP besonders im Bereich Global Legal Compliance (i.S.v. globaler Regeltreue durch Unternehmen), denn es wird die Umsetzung aller Gesetzesvorgaben automatisiert. Die möglichen Unsicherheiten der Unternehmen in dem Bereich werden so vollumfänglich aufgelöst.

Die Cloud-Nutzung bietet hier den Vorteil, dass anfallende Gesetzesänderungen unmittelbar im gesamten System umgesetzt werden. Die Software erspart dem Unternehmen damit die Suche nach Lücken, die möglicherweise noch nicht auf das geänderte Gesetz ausgelegt sind.

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