Seit Anfang 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Das war der erste Schritt. Zum 1. Januar 2027 folgt der zweite, und der trifft viele Mandanten deutlich stärker: Die Übergangsregeln für Rechnungsaussteller laufen dann für einen Großteil der Unternehmen aus. In der Beratung geht es deshalb nicht mehr darum, ob ein Mandant E-Rechnungen öffnen kann. Die Frage ist, ob seine Prozesse tragen, vom Erstellen über das Prüfen und Verbuchen bis zur Archivierung.
Für Kanzleien ist das auch eine Chance. Mandanten, die jetzt sauber auf strukturierte Rechnungsdaten umstellen, schaffen die Grundlage für eine weitgehend automatisierte Verbuchung. Davon profitieren beide Seiten.
Der Fahrplan: Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss
Seit 1.1.2025: Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen, anzeigen, archivieren und dem Finanzamt auf Verlangen vorlegen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer und für Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen.
Ab 1.1.2027: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 € Umsatz erzielt hat, muss für seine inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Papierrechnungen sind für diese Unternehmen dann nicht mehr zulässig. Rechnungen, die über EDI-Verfahren übermittelt werden, bleiben übergangsweise weiter möglich.
Bis 31.12.2027: Unternehmen, die 2026 die 800.000-€-Grenze nicht überschritten haben, dürfen für Umsätze des Jahres 2027 weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Teilweise brauchen sie dafür die Zustimmung des Empfängers.
Ab 1.1.2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen. Ausgenommen bleiben nur Kleinunternehmer.
Beratungstipp: Klären Sie mit Ihren Mandanten frühzeitig, wo der Umsatz 2026 voraussichtlich landen wird. Für Mandanten knapp um die Grenze entscheidet sich daran, ob sie in drei oder in fifteen Monaten umgestellt haben müssen.
Was als E-Rechnung zählt, und was nicht
Als elektronische Rechnung gilt nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich maschinell verarbeiten lässt. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. Eine klassische PDF-Datei ist keine E-Rechnung, ebenso wenig eine Papierrechnung. Beide fallen in die Kategorie der „sonstigen Rechnungen“.
Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmern, die im Inland ansässig sind. Das sind Unternehmer mit Sitz, Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland. Dazu zählen auch Unternehmer mit einer inländischen umsatzsteuerlichen Betriebsstätte, die am Umsatz beteiligt ist. Ist einer der beiden Beteiligten nicht im Inland ansässig, muss keine E-Rechnung ausgestellt werden.
Leicht übersehen wird der Anwendungsbereich im Detail. Die Pflicht erfasst auch Gutschriften, Fälle der Steuerschuldumkehr, Durchschnittssatzbesteuerung, Reiseleistungen und Differenzbesteuerung. Betroffen sind außerdem Vermieter, die gegenüber ihren Mietern zur Umsatzsteuer optiert haben.
Ausgenommen sind nur drei Fälle:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- Rechnungen an Privatkunden
Wer ohnehin E-Rechnungen ausstellen muss, darf aber auch diese Fälle elektronisch abrechnen.
Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht zwar befreit. Sprechen Sie das Thema trotzdem an: Verlangen wichtige Geschäftskunden E-Rechnungen, entsteht schnell ein faktischer Zwang zur Umstellung.
Formate: ZUGFeRD, XRechnung und EDI
Der Gesetzgeber schreibt kein bestimmtes Format vor. Aussteller und Empfänger können sich auch auf ein eigenes Format verständigen. Entscheidend ist, dass sich alle erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes oder damit interoperables Format überführen lassen. Nach Auffassung des BMF erfüllen ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und die XRechnung diese Anforderungen.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz, der sich automatisch auslesen lässt. Steuerlich maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil, und nur dieser muss der Norm entsprechen. Einen praktischen Tipp können Sie an Mandanten weitergeben: Ob eine ZUGFeRD-Rechnung vorliegt, erkennt man am Büroklammersymbol im PDF, hinter dem die hinterlegten Datensätze stehen.
XRechnung ist ein reines XML-Format und im öffentlichen Auftragswesen verbreitet. Der Standard wird zweimal im Jahr aktualisiert und von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht.
EDI-Verfahren, wie sie vor allem in der Großindustrie genutzt werden, bleiben zulässig, wenn sie mit der EN 16931 interoperabel sind.
Übermittlung und Empfang: weniger kompliziert als befürchtet
Für den Versandweg gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Die E-Rechnung kann per E-Mail verschickt, über eine Schnittstelle übertragen oder in einem Portal zum Download bereitgestellt werden. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Die E-Mail selbst muss nur archiviert werden, wenn sie rechnungsrelevante Informationen enthält.
Wichtig für die Beratung sind zwei Punkte:
- Keine Verweigerung möglich: Empfänger dürfen eine E-Rechnung nicht zurückweisen und haben keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung. Eine Zustimmung ist nur noch für elektronische Rechnungen nötig, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen, oder wenn keine E-Rechnungspflicht besteht.
- Pflicht erfüllt mit Nachweis: Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er eine E-Rechnung erstellt hat und nachweisen kann, dass er sich um die ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat, etwa über ein Sendeprotokoll.
Für Mandanten ohne passende Software bietet ELSTER einen E-Rechnungs-Viewer an. Er macht E-Rechnungen lesbar, ersetzt aber keine Validierung.
Sonderfall Dauerschuldverhältnisse
Verträge können grundsätzlich weiterhin als Rechnung dienen. Da ihnen aber die strukturierten Felder einer E-Rechnung fehlen, braucht es bei Miete, Leasing oder Wartung eine separate Dauerrechnung. Dafür genügt eine E-Rechnung für den ersten Leistungszeitraum. Sie muss entweder den Vertrag als Anhang enthalten, oder aus ihrem Inhalt muss hervorgehen, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Eine neue E-Rechnung wird erst fällig, wenn sich steuerliche Pflichtangaben ändern, zum Beispiel bei einer Mieterhöhung.
Drei Fehlerarten mit unterschiedlichen Folgen für den Vorsteuerabzug
Für die Praxis besonders wichtig ist, dass das BMF zwischen drei Arten von Fehlern unterscheidet:
Formatfehler: Die Datei entspricht technisch nicht den Vorgaben, ist unvollständig oder lässt sich nicht korrekt maschinell auslesen. Das gilt auch für ein vereinbartes Sonderformat, das kein vollständiges Auslesen erlaubt. Die Datei gilt dann als sonstige Rechnung. Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, und der Vorsteuerabzug entfällt, bis der Aussteller eine korrekte E-Rechnung nachliefert.
Geschäftsregelfehler: Die Datei ist lesbar, aber die inneren Zusammenhänge stimmen nicht, etwa weil der Steuerbetrag nicht zum Steuersatz passt. Steuerlich relevant ist das nur, wenn dadurch Pflichtangaben fehlen oder falsch sind. Sind alle Pflichtangaben vorhanden und korrekt, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten. Probleme beim Einlesen und Verarbeiten sind trotzdem möglich.
Inhaltsfehler: Die Datei ist technisch einwandfrei, aber umsatzsteuerliche Pflichtangaben sind falsch, zum Beispiel die Steuernummer oder die Leistungsbeschreibung. Der Vorsteuerabzug ist zunächst ausgeschlossen. Der Aussteller muss eine neue, korrekte E-Rechnung ausstellen, die sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
Empfehlen Sie Ihren Mandanten deshalb, ein- und ausgehende E-Rechnungen mit einer Validierungssoftware zu prüfen und das Prüfergebnis aufzubewahren. Damit lässt sich die eigene Sorgfalt belegen. Inhaltsfehler erkennt eine Validierung allerdings nicht zuverlässig, deshalb bleibt die fachliche Prüfung durch einen Menschen unverzichtbar.
Fehler haben auch wirtschaftliche Folgen. Geschäftskunden brauchen eine ordnungsgemäße E-Rechnung für ihren Vorsteuerabzug und halten die Zahlung womöglich zurück, bis sie eine erhalten. Zudem kann eine falsche Rechnungsstellung als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld geahndet werden. Eine Entlastung gibt es: Konnte der Aussteller nicht erkennen, dass sein Kunde Unternehmer ist, wird der Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht nicht beanstandet.
Checkliste: So begleiten Sie die Umstellung Ihrer Mandanten
- Rechnungsarten sortieren: Welche Rechnungen gehen an Unternehmen, welche an Privatkunden oder öffentliche Auftraggeber, und welche fallen unter die Ausnahmen? Getrennte Nummernkreise helfen bei der Abgrenzung.
- Ist-Prozess aufnehmen: Wie werden Rechnungen heute erstellt, geprüft, versendet, verbucht und abgelegt? Wo müssen Software, Schnittstellen oder Abläufe angepasst werden?
- Software prüfen: Kann das System E-Rechnungen erzeugen, empfangen, anzeigen, validieren und versenden? Falls nicht, beim Anbieter nach passenden Erweiterungen fragen.
- Format und Versandweg festlegen: In der Regel ZUGFeRD oder XRechnung. Besondere Wünsche wichtiger Geschäftspartner vorab abstimmen. Für den Rechnungseingang bietet sich eine zentrale E-Mail-Adresse an.
- Stammdaten pflegen: Kundenstatus, vollständige Firmierung, Steuerdaten, Rechnungsanschrift und bevorzugten Übermittlungsweg bei Kunden und Lieferanten hinterlegen.
- Sonderfälle testen: Neben Standardrechnungen auch Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften, Rechnungskorrekturen und Rechnungen mit Anlagen durchspielen.
- Zuständigkeiten festlegen: Klar regeln, wer erstellt, prüft, versendet, korrigiert und archiviert, und die Verantwortlichen schulen.
Auch Mandanten, die erst 2028 betroffen sind, sollten diese Schritte nicht aufschieben. Nicht alle Praxisfragen sind abschließend geklärt. Die FAQ-Kataloge von BMF und Bundessteuerberaterkammer werden aber fortlaufend aktualisiert und helfen bei der Einordnung, auch wenn sie nicht rechtsverbindlich sind.
Archivierung: Das Original ist der Datensatz
E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung zuletzt bearbeitet oder geändert wurde. Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen im Originalformat erhalten bleiben, bei hybriden Formaten mindestens der strukturierte Teil. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. Die Finanzverwaltung muss die Daten maschinell auswerten können. Änderungen müssen nachvollziehbar sein, und über einen Index müssen sich die Rechnungen schnell auffinden lassen.
Einfache Ordnerstrukturen stoßen hier an Grenzen und werden in Betriebsprüfungen oft kritisch gesehen. Ein Dokumentenmanagementsystem, das Dateien schon beim Speichern eindeutig benennt und Dokumenttypen zuordnet, ist die deutlich sicherere Lösung.
FAQ: E-Rechnung ab 2027
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen? Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen außer Kleinunternehmern.
Welcher Umsatz ist für die 800.000-€-Grenze maßgeblich? Entscheidend ist der Umsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für Umsätze im Jahr 2027 kommt es also auf den Umsatz 2026 an.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? Nein, Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber bereits seit dem 1. Januar 2025.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? Nein. Eine klassische PDF-Datei ist ebenso wie eine Papierrechnung nur eine sonstige Rechnung. Als E-Rechnung gilt nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931.
Welche Formate sind zulässig? Das Format ist frei wählbar, solange sich alle Angaben vollständig in ein EN-16931-konformes Format überführen lassen. Nach Auffassung des BMF erfüllen ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und die XRechnung diese Anforderung.
Welche Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen? Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden. Auch Umsätze, bei denen ein Beteiligter nicht im Inland ansässig ist, fallen nicht unter die Pflicht.
Darf ein Kunde die Annahme einer E-Rechnung verweigern? Nein. Empfänger dürfen E-Rechnungen nicht zurückweisen und haben keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung. Eine Zustimmung ist nur für elektronische Rechnungen nötig, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen.
Was passiert bei einer fehlerhaften E-Rechnung? Das hängt von der Fehlerart ab. Bei Format- und Inhaltsfehlern ist der Vorsteuerabzug zunächst ausgeschlossen, bis eine korrekte E-Rechnung vorliegt. Geschäftsregelfehler schaden nur, wenn dadurch Pflichtangaben fehlen oder falsch sind.
Reicht bei Mietverträgen eine einmalige E-Rechnung? Ja. Bei Dauerschuldverhältnissen genügt eine E-Rechnung für den ersten Leistungszeitraum. Eine neue E-Rechnung ist erst nötig, wenn sich steuerliche Pflichtangaben ändern, etwa bei einer Mieterhöhung.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden? E-Rechnungen sind acht Jahre im Originalformat aufzubewahren, bei hybriden Formaten mindestens der strukturierte Teil. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung zuletzt geändert wurde.
Fazit
Für viele Mandanten ist 2027 das Jahr, in dem die E-Rechnung vom Empfangsthema zur echten Prozessaufgabe wird. Kanzleien, die jetzt aktiv auf ihre Mandanten zugehen und Umsatzgrenze, Software, Fehlerhandling und Archivierung durchsprechen, verhindern Probleme beim Vorsteuerabzug. Gleichzeitig legen sie den Grundstein für eine effizientere, digitale Buchhaltung.
Tipp für Ihre Mandantenkommunikation: Mit unserer Mandanten-Information „So stellen Sie richtig auf E-Rechnungen im strukturierten Format um“ informieren Sie Ihre Mandanten verständlich und auf aktuellem Rechtsstand über alle Pflichten ab 2027.
