Rechnungen von Geschäftspartnern automatisch abrufen und in die Buchhaltung laden

Viele Geschäftspartner stellen Rechnungen inzwischen elektronisch zum Abruf bereit. Durch einen automatischen Abruf über Schnittstellen können Sie die Rechnungen direkt in Ihre Buchhaltungssoftware einlesen.

Erfahren Sie im folgenden Beitrag, welche Vorteile Sie davon haben. Anhand eines Beispiels zeigen wir Ihnen zudem, wie einfach eine solche Schnittstelle eingerichtet wird.

Automatischer Abruf von Rechnungen

Ein Kernpunkt der Digitalisierung besteht in der Automatisierung bestehender Prozesse. Schnittstellen können hierbei enorm unterstützen, da sie lästige administrative Tätigkeiten für Sie übernehmen.

Somit können Sie wertvolle Zeit einsparen, welche Sie dann für Ihre Mandanten und Ihr Kerngeschäft einsetzen können, Kosten einsparen, da Kollegen und Mitarbeiter wieder die Aufgaben erledigen können, für die sie eingestellt wurden, Mitarbeiter für die Digitalisierung begeistern, da lästige Aufgaben wegfallen, und Mandanten zufriedenstellen, da Sie wieder mehr Zeit für die Beratung haben.

Eine Anwendung, bei der Schnittstellen Zeit sparen, ist Software für den automatischen Abruf von Rechnungen. Damit werden Rechnungen aus Rechnungsportalen von Lieferanten (z.B. Deutsche Telekom, Amazon, Tankkartenabrechnungen u.v.m.) automatisch abgeholt und direkt in eine (Buchhaltungs-)Software importiert (z.B. DATEV Unternehmen online, sevDesk, lexoffice u.v.m.).

So haben Sie die Rechnungen jederzeit genau dort, wo Sie sie benötigen. Diese Leistungen bieten derzeit die Software „GetMyInvoices“ und der „invoicefetcher“ an.

Am Beispiel der Software „invoicefetcher“ zeigen wir, wie einfach die Einrichtung ist: Lieferanten anlegen Um die Schnittstelle zu einem Lieferanten einzurichten, klicken Sie auf dem Startbildschirm auf „Lieferant hinzufügen“. Wählen Sie Ihren „Lieferanten“ für die Einrichtung der Schnittstelle aus. Geben Sie anschließend die Zugangsdaten zum Rechnungsportal ein und speichern Sie diese.

Tipp: Sollten Sie den gewünschten Lieferanten nicht in der Auflistung finden, sprechen Sie den Anbieter der Schnittstellenlösung an. Oftmals gibt es die Möglichkeit, weitere Lieferanten schnell und unkompliziert einbinden zu lassen. Schnittstelle auswählen Wählen Sie am linken Bildschirmrand den Reiter „Schnittstellen“ aus und wählen Sie das Buchhaltungsprogramm, in das die Rechnungen importiert werden sollen: Beachte: Die erforderlichen Angaben variieren von Schnittstelle zu Schnittstelle und müssen jeweils individuell vergeben werden. Während die DATEV z.B. die individuelle Mandantennummer verlangt, benötigt man bei vielen anderen Anbietern etwa den Access Token, den Sie individuell in dem entsprechenden Tool finden können.

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