Das „ZUGFeRD“ galoppiert los!

Das ZUGFerD kommt – ein neues einheitliches elektronisches Rechnungsformat, das den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland endlich voranbringen soll.

Unser Experte für digitale Buchführung, Sascha Hartmann, zeigt Ihnen im folgenden Beitrag, was es bei der Implementierung von ZUGFerD zu beachten gibt und welche Vorteile Sie durch Verwendung dieses neuen hybriden Dateistandards haben – sei es als Rechnungsaussteller oder Rechnungsempfänger

Zum Autor: Sascha Hartmann ist Geschäftsführer der G+M Belegdepot Steuerberatungsgesellschaft mbH, die sich seit ihrer Gründung im Jahr 2007 ausschließlich mit digitaler Finanz- und Lohnbuchführung für Unternehmen beschäftigt (Mehr Infos zu G+M-Belegdepot sehen Sie im Infokasten rechts).

Hinweise zum neuen elektronischen Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland)

Das Forum Elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), ein Zusammenschluss namhafter Branchenverbände, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland, hat bereits vor etwa einem Jahr ein neues einheitliches elektronisches Rechnungsformat mit der Bezeichnung ZUGFeRD vorgestellt.

Bei diesem Format handelt es sich um ein PDF-Dokument mit eingebetteter –maschinenlesbarer- XML-Datei. Auf die Vorteile bei Verwendung dieses neuen hybriden Dateistandards wird nachfolgend eingegangen.

Die Vorteile von ZUGFeRD liegen auf der Hand!

Die grundsätzlichen Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs liegen auf der Hand. So fallen bei dem rechnungsausstellenden Unternehmen keine Portokosten mehr an, wenn die Rechnung per E-Mail versendet wird und die Rechnung erreicht schneller den Kunden.

Auch beim Rechnungsempfänger können Vorteile bei der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen generiert werden. Der Rechnungsverarbeitungsprozess kann bei digitalen Rechnungen optimiert werden, wenn z.B. wesentliche Informationen aus den Rechnungen elektronisch ausgelesen werden können. Manuelle Erfassungen von auf der Rechnung vorhandenen Informationen werden dann weitgehend überflüssig.

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Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Rechnungen

Voraussetzung für den Empfang von elektronischen Rechnungen ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger erstens der elektronischen Rechnung nicht widerspricht und zweitens seine internen Prozesse entsprechend anpasst und für die verlustfreie Archivierung der elektronischen Rechnung sorgt.

Eine schriftliche Dokumentation der elektronischen Rechnungsverarbeitung und –archivierung ist hier –je nach Umfang des Geschäftsbetriebes- zu empfehlen.

Denn auch für elektronische Rechnungen gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Während dieser Zeit müssen die elektronischen Rechnungen im Originalformat –ein Papierausdruck reicht nicht– aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.

Die Besonderheit bei der ZUGFeRD-Rechnung

Bei dem neuen ZUGFeRD-Rechnungsformat ist vorgesehen, dass Rechnungen im PDF/A-3-Format versendet werden. Diese bestehen aus einem Rechnungsbild (dem augenlesbaren, sichtbaren Teil der PDF-Datei) und den in die PDF-Datei eingebetteten Rechnungsdaten im standardisierten XML-Format.

Die Besonderheit und der große Vorteil des ZUGFeRD-Formats bestehen also darin, dass die ZUGFeRD-Rechnung zunächst wie ein ganz normales PDF-Dokument aussieht.

Es kann frei – unter den Bedingungen des § 14 UStG – gestaltet werden und an die jeweiligen Rechnungsformulare des Unternehmens angepasst werden. Darüber hinaus wird in das PDF-Dokument zusätzlich eine Datei eingebettet, die alle relevanten Rechnungsinformationen in einem standardisierten elektronischen Format enthält.

Diese XML-Datei ist elektronisch auslesbar, was wiederum eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt: Alle auf der Rechnung enthaltenen Informationen können ohne Datenverlust von den entsprechenden Rechnungswesenprogrammen ausgelesen werden.

Was heute noch bei der Verarbeitung von digitalen Belegen mit einer Texterkennungssoftware – sog. OCR-Erkennung – erfolgt und oftmals bei z.B. schlecht gescannten Belegen zu Fehlern führt, kann zukünftig vollautomatisch und fehlerfrei erfolgen.

Zusätzlich wird die Transparenz des Rechnungswesens erhöht und der Rechnungsverarbeitungsprozess wird insgesamt nochmals beschleunigt. Das FeRD-Rechnungsformat entspricht – den Aussagen des Forums elektronische Rechnung Deutschland folgend – auch den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.

Was sagen die neuen GoBD dazu?

Das BMF-Schreiben zu den GoBD vom 14.11.2014 geht explizit auch auf das ZUGFeRD-Format ein. Das Format wird auch von der Finanzverwaltung akzeptiert. Voraussetzung bei der Aufbewahrung ist jedoch, dass die vorhandenen Informationen mit aufbewahrt werden und nicht durch Dateiumwandlungen reduziert werden.

Eine Umwandlung von PDF/A-3-Dateien in ein Bildformat (z.B. TIFF, JPEG etc.) ist nicht zulässig, da dann die in den PDF/A-Dateien enthaltenen XML-Daten und ggf. auch vorhandene Volltextinformationen gelöscht werden.

Lohnt sich der Anpassungsaufwand überhaupt?

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen stellen sich die Frage, ob sich der Umstieg auf das neue Rechnungsformat überhaupt lohnt. Schließlich muss man, wenn man selbst Rechnungen im ZUGFeRD-Format ausstellen möchte, seine Fakturierungssoftware anpassen oder ersetzen.

Im optimalen Fall profitiert der Rechnungsaussteller dafür von der schnelleren Rechnungsbearbeitung beim Kunden, indem sich die Forderungslaufzeiten verkürzen. Des Weiteren sind Fälle denkbar, bei denen größere Industriekunden auch von ihren kleinen und mittleren Lieferanten das neue einheitliche Rechnungsformat einfach erwarten und hiervon die weiteren Geschäftsbeziehungen abhängig machen.

Auch ist denkbar, dass die Rechnungsstellung im neuen ZUGFeRD-Format schon bei Ausschreibungen gefordert wird.

Der Rechnungsempfänger profitiert von reduzierten Kosten bei der Rechnungsverarbeitung. Aufgrund der maschinellen Auswertbarkeit der ZUGFeRD-Rechnung müssen höchstens noch das Sachkonto und die Kostenstelle manuell ergänzt werden, denn alle in der Rechnung hinterlegten Informationen fließen automatisch und vollständig in die Buchführung ein. Außerdem hat der Rechnungsempfänger durch die schnellere Verarbeitung die Möglichkeit, eventuell vorhandene Skontomöglichkeiten eher zu nutzen.

ZUGFerD: Fazit und Ausblick

Zugegeben, bislang ist eine ZUGFeRD-Rechnung noch ein absoluter Exot unter den Eingangsrechnungen. Insgesamt ist festzustellen, dass, obwohl doch die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs klar ersichtlich sind und der Austausch von elektronischen Rechnungen bereits seit 2011 erleichtert wurde, immer noch weit überwiegend Papierrechnungen ausgetauscht werden.

Das neue ZUGFeRD-Format könnte hier, wenn die entsprechenden Schnittstellen von den Softwareanbietern flächendeckend mitgeliefert werden, eine Revolution auslösen und den Austausch von elektronischen Rechnungsdokumenten tatsächlich „im Galopp“ voranbringen.

Als kleines oder mittleres Unternehmen sollten Sie sich mit der Organisation Ihres Rechnungswesens und dem neuen ZUGFeRD-Format aus besagten Gründen jetzt auseinandersetzen.

Insbesondere sollten Sie prüfen, ob die von Ihnen eingesetzten Systeme bereits das ZUGFeRD-Format unterstützen, damit Sie hier alle Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsverarbeitung verwenden und sämtliche Vorteile für sich nutzen können. Grundvoraussetzung für die Nutzung der Vorteile, die das neue ZUGFeRD-Format mit sich bringt, ist dabei die Implementierung einer digitalen Buchhaltung.

 

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Firmenporträt: G+M Belegdepot

Die G+M Belegdepot Steuerberatungsgesellschaft mbH beschäftigt sich bereits seit ihrer Gründung im Jahr 2007 ausschließlich mit digitaler Finanz- und Lohnbuchführung für Unternehmen.

Als „Spezialeinheit für digitale Buchführung“ wurde die Gesellschaft von der renommierten G+M Steuerberatung Dr. Gebhardt + Moritz Steuerberatungsgesellschaft mbH in Fulda gegründet. Die G+M Gruppe mit Standorten in Fulda und in Bad Salzungen ist eine moderne Wirtschaftskanzlei mit jeweils eigenständigen Gesellschaften für die Bereiche Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Wirtschaftsberatung und Belegdepot.

Im Fokus von G+M Belegdepot steht der Nutzen für die Kunden  im Bereich der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Durch eine digitalisierte Buchführung, bei der die Belege mit einem modernen Dokumentenscanner direkt beim Kunden eingelesen und alle weiteren Buchhaltungsdaten mit Schnittstellen aus der EDV der Unternehmen übernommen werden, verkürzt sich die Vorbereitungszeit beim Kunden erheblich.

Eingangsrechnungen werden eingescannt und über eine sichere Datenverbindung übertragen. Ausgangsrechnungen werden im besten Fall als Datei aus der Fakturierungssoftware zur Verfügung gestellt oder ebenfalls eingescannt.

Bankumsätze werden mit Zustimmung des Kunden direkt beim Kreditinstitut abgerufen und für die Kassenbuchführung werden, falls erforderlich, entsprechende Vorlagen zur Verfügung gestellt. Die komplette Auftragsbuchführung kann schnell und sicher erstellt werden, ohne dass ein einziger Papierbeleg das Unternehmen verlässt.

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