Sorgfaltspflichten: Vorschriften zur Geldwäscheprävention

Im Geldwäschegesetz wird von einer Sorgfaltspflicht geschrieben. Die Sorgfaltspflicht soll präventiv gegen Geldwäsche wirken. Dabei unterliegen Unternehmer*innen der Pflicht zur Identifizierung des Vertragspartners. Weiterhin unterscheidet man zwischen verstärkten und vereinfachten Sorgfaltspflichten.

Allgemeine Sorgfaltspflichten: Pflicht zur Identifizierung des Vertragspartners

Per Gesetz wird verlangt, dass ein verpflichteter Unternehmer weiß, wer sein Geschäftspartner ist. Dieses sogenannte KYC-Prinzip (engl. know your customer, „Ken­ne deinen Kunden“) ist bei allen neuen Kunden obligatorisch. Bei bereits bestehenden Geschäftsbeziehungen müssen die Sorgfaltspflichten zu geeigneter Zeit erneuert werden. Diese Pflichten gelten bei Transaktionen zu Vermittlungsgeschäften nicht nur für die Vertragsparteien, sondern auch für die Vertreter und wirtschaftlich Berechtigten.

Hinweis:
Immobilienmakler müssen die allgemeinen Sorgfaltspflichten erfüllen, wenn Kauf-, Verkaufs-, Miet- oder Pachtverträge vermittelt werden, bei denen die Nettokaltmiete/-pacht 10.000 € pro Monat übersteigt.

Wie ist die Identifizierung vorzunehmen?

Von einer natürlichen Person müssen

• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum und -ort,
• Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift

festgestellt werden, und zwar anhand von Ausweis- oder Passdokumenten. Dazu muss die zu identifizierende Person grundsätzlich persönlich anwesend sein, weil nur dann die Übereinstimmung zwischen der Person und ihrem Bild in den Dokumenten sowie die sonstigen Angaben geprüft werden können.

Hinweis:
Bestimmte Passersatzpapiere, insbesondere von Nicht-EU-Bürgern, beruhen ausschließlich auf den Angaben von deren Träger. Dies geht dann auch aus dem jeweiligen Papier hervor. Hier sollte zumindest beim Lichtbildabgleich eine erhöhte Sorgfalt an den Tag gelegt werden.

Bei einer Kapital- oder Personengesellschaft sind zur Identifikation die folgenden Daten zu erheben:

• Firma, Name oder Bezeichnung,
• Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung,
• Rechtsform und Registernummer sowie
• der Registerauszug und die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen Vertreter.

Wenn es (noch) keinen Registereintrag gibt, so können auch die Gründungsdokumente herangezogen werden.

Pflicht zur Feststellung von Zweck und Art der Geschäftsbeziehung

Neben dem Wer ist auch das Warum von Interesse. Ins­besondere ist abzufragen, ob ein privater oder betrieblicher Zweck vorliegt. Hierfür können, ebenso wie für die Identifizierung, entsprechende Fragebögen verwendet werden. Oftmals ergibt sich aus dem betreffenden Produkt bereits der Zweck der Geschäftsbeziehung: So dienen Anlageprodukte der Vermögenssicherung oder Vermögensbildung, Depotkonten der Verwahrung und Verwaltung von Wertpapieren und Kredite der Finanzierung. Abfragen müssen also für den Kunden verständlich an die Art des Geschäftsvorfalls angepasst werden.

Hinweis:
Damit ist es jedoch nicht getan: Ob Zweck und Art der Geschäftsbeziehung tatsächlich noch aktuell sind, muss im weiteren Verlauf der Geschäftsbeziehung fortwährend überprüft und plausibilisiert werden.

Pflicht zur Klärung des wirtschaftlich Berechtigten

Oftmals ist der direkte Ansprechpartner des Unternehmers lediglich ein Beauftragter oder Mittelsmann des eigentlichen Vertragspartners bzw. der hinter dem Geschäft stehenden Person.

Diese aus wirtschaftlicher und tatsächlicher Sicht eigentlich profitierende Person, die letztlich auch das Geld zur Verfügung stellt, wird als „wirtschaftlich Berechtigter“ bezeichnet. Der wirtschaftlich Berechtigte kann immer nur eine natürliche Person sein. Er steht letztlich bestimmend hinter Gesellschaften, Beauftragungen oder rechtlichen Gestaltungen.

Beispiele für wirtschaftlich Berechtigte sind:

• Jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25;% der Kapitalanteile oder mehr als 25;% der Stimmrechte kontrolliert.
• Bei rechtsfähigen Stiftungen und Treuhandgestaltungen sowie vergleichbaren Rechtsformen, mit denen treuhänderisch Vermögen verwaltet bzw. verteilt oder dessen Verwaltung bzw. Verteilung durch Dritte beauftragt wird, ist wirtschaftlich Berechtigter jede natürliche Person, die als Treugeber (Settlor) handelt oder als Mitglied des Vorstands oder als Begünstigter der Stiftung beherrschenden Einfluss ausüben kann oder auf sonstige Weise mindestens 25 % des Vermögens kontrolliert.

In drei Sonderfällen gelten nachfolgend genannte Be­stimmungen hinsichtlich des wirtschaftlich Berechtigten:

• Bei Wohnungseigentümergemeinschaften reicht es grundsätzlich aus, wenn sich die Bank eine jährlich zu aktualisierende Liste aller Wohnungseigentümer vorlegen lässt; eine dokumentenmäßige Über­prüfung von deren Identität ist nicht erforderlich.
• Bei nicht rechtsfähigen Vereinen, insbesondere Ge­werkschaften oder Parteien, reicht es grundsätzlich aus, eine verfügungsberechtigte Person zu erfassen; die Erfassung sämtlicher Mitglieder oder die Vorlage von Mitgliederlisten ist nicht erforderlich.
• Kann auch nach umfassender Prüfung keine natürliche Person als „tatsächlich“ wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden oder bestehen Zweifel daran, dass die ermittelte Person wirtschaftlich Berechtigter ist, dann gelten die gesetzlichen Vertreter (z.B. der Vorstand bei einem Verein), die geschäftsführenden Gesellschafter oder die Partner (z.B. bei einer Kanzlei nach dem PartG) als „fiktive wirtschaftlich Berechtigte“.

Aufgrund der Schwellenwerte bei gesellschaftsrechtlichen Beteiligungen kann es grundsätzlich auch mehrere wirtschaftlich Berechtigte geben, wenn eine Gesellschaft mehrere entsprechend hoch beteiligte Personen aufweist.

Bei mehrstufigen Beteiligungsverhältnissen muss auf die kontrollierenden natürlichen Personen im Hinter­grund „durchgeschaut“ werden. Die von den zwischengeschalteten Gesellschaften gehaltenen Anteile werden den natürlichen Personen zugerechnet, die diese zwischengeschalteten Gesellschaften letztendlich kontrollieren bzw. beherrschen.

Eine kontrollierende Stellung des oder der wirtschaftlich Berechtigten kann jedoch auch ohne die entsprechenden Stimmrechte vorliegen; diese gelten lediglich als eine gesetzliche Vermutung. Denkbar sind etwa Stimmbindungs- oder Beherrschungsverträge, durch die auch eigentlich minderbeteiligte Personen zu wirtschaftlich Berechtigten werden können. Eine Prüfung, ob eine solche faktische Kontrolle vorliegt, ist nur vorzunehmen, wenn es offenkundige Hinweise dafür gibt.

Für die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten reicht es grundsätzlich aus, den vollständigen Namen zu erfassen. Auch diese Angaben sind in der Praxis üblicherweise mit einem Formular einzuholen, welches gleichzeitig der Dokumentation dient.

Hinweis:
Oftmals stoßen Überprüfungen des wirtschaftlich Berechtigten in der Praxis an ihre Grenzen – etwa wenn auch der mit dem Vertragsabschluss beauftragten Person nicht die dazu erforderlichen Informationen vorliegen. Kann auch kein fiktiver wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, sollte der betreffende Kunde eventuell abgelehnt werden.

Verstärkte Sorgfaltspflichten

Bei Konstellationen, die erfahrungsgemäß ein erhöhtes Geldwäscherisiko bergen, sind die Verpflichteten noch mehr gefordert, Sorgfalt walten zu lassen. Situationen mit erhöhtem Risiko, die zu den verstärkten Sorgfaltspflichten führen, sind im Gesetz nicht abschließend geregelt, es gibt jedoch folgende konkrete Beispiele:

• Politisch exponierte Personen (PEP) sind natürliche Personen, die nicht im Inland ansässig sind und ein wichtiges öffentliches Amt ausüben, sowie deren Familienmitglieder und ihnen nahestehende Personen. Bei einer PEP ist es erforderlich, die Genehmigung zum Geschäft durch deren Vorgesetzten einzuholen oder einzusehen und aufzuklären, woher das Geld für das Geschäft stammt. Außerdem ist eine verstärkte kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung mit der PEP erforderlich.

Hinweis:
Durch die 5. EU-Geldwäscherichtlinie wurde festgelegt, dass der EU-Kommission bis Januar 2020 Listen vorzulegen sind, die den jeweiligen Status als PEP begründen. Diese Listen werden dann jährlich aktualisiert.

• Große und ungewöhnliche Transaktionen verlan­gen eine besondere Prüfung. Dabei reicht es für die Bewertung eines Sachverhalts als zweifelhaft oder ungewöhnlich bereits aus, dass der Verpflichtete auf der Grundlage seines Erfahrungswissens in der jeweiligen Branche Abweichungen eines Kunden vom üblichen Geschäftsverhalten feststellen kann. Als solche Abweichung ist insbesondere denkbar, dass sich ein Geschäftsvolumen übermäßig stark erhöht, oder auch, dass stark verbilligte Konditionen angeboten werden. Hintergrund ist, dass es einem Geldwäscher nicht unbedingt darum geht, ein gutes Geschäft zu machen. Im Vordergrund steht eher, die Herkunft der Vermögenswerte zu verschleiern. Dafür werden dann auch schlechte Konditionen in Kauf genommen.
• Verstärkte Sorgfaltspflichten bestehen auch bei Geschäften mit Kunden aus bestimmten, sogenannten Hochrisikodrittstaaten und nicht persönlich anwesenden natürlichen Personen. Die EU-Kommis­sion veröffentlicht regelmäßig eine Liste der Hochrisiko­drittstaaten. Zu diesen zählen seit Juli 2018:
  • Amerikanisch-Samoa,
  • Amerikanische Jungferninseln,
  • Äthiopien,
  • Bahamas,
  • Botsuana,
  • Demokratische Volksrepublik
  • Korea,
  • Ghana,
  • Guam,
  • Irak,
  • Iran,
  • Jemen,
  • Libyen,
  • Nigeria,
  • Pakistan,
  • Panama,
  • Puerto Rico,
  • Samoa,
  • Saudi-Arabien,
  • Sri Lanka,
  • Syrien,
  • Trinidad und Tobago,
  • Tunesien.
• Zudem müssen einige Verpflichtete, wie zum Beispiel Kreditinstitute, zukünftig bei Transaktionen mit Bezug zu einem Drittstaat oder einem Staat des EWR mit erhöhtem Risiko zusätzliche Informationen einholen.

Vereinfachte Sorgfaltspflichten

Es gibt praktisch keine Situation, in der schon von vorn­herein – also „standardmäßig“ – lediglich vereinfachte Sorgfaltspflichten angewendet werden müssen. Eine individuelle Prüfung des Risikos ist stets erforderlich. Insoweit gibt es auch in „einfachen“ Fällen entsprechenden Prüfungsaufwand.

Bei den vereinfachten Sorgfaltspflichten kann die Identifizierung auch auf Basis von anderen Informationen als beispielsweise Ausweis oder Registerauszug durch­geführt werden. Voraussetzung ist, dass diese Informationen aus einer glaubwürdigen und unabhängigen Quelle stammen und für die Überprüfung geeignet sind.