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Die Digitalisierung von Arbeitsschritten ist seit Jahren ein großes Thema für viele deutsche Unternehmen. Dabei sind die einen schon weiter als andere. Viel diskutiert wurde in den vergangenen Jahren die Digitalisierung von Lohnabrechnungen, welche bereits weiträumig, aber nicht flächendeckend umgesetzt wird. Das bedeutet, dass viele die Vorteile der digital erstellten, zugestellten und aufbewahrten Lohnabrechnungen noch nicht wahrnehmen.
Begründet wird dies wohl mit der Tatsache, dass eine Umstellung des Prozesses nicht folgenlos ist – vor allem für die Mitarbeitenden, die die sehr privaten Dokumente nun z.B. per Mail bekommen sollen. Es kommen also Sorgen bezüglich des Datenschutzes oder einfach die Angst vor dem Neuen auf. Der Schlüssel liegt hier in der transparenten Kommunikation zwischen Arbeitgeber*innen und Mitarbeitenden. Weitere Informationen dazu (z.B. bzgl. der Möglichkeit einer Betriebsvereinbarung) finden Sie hier.
Dass die Umstellung dennoch bereits in vielen Unternehmen erfolgt ist, hängt mit den deutlichen Vorteilen zusammen, die digitale Gehaltsabrechnungen mit sich bringen.
Vorteile digitaler Lohnabrechnungen
Ist der Prozess einmal Routine geworden, fällt vielen Unternehmen zunächst die Zeitersparnis durch den digitalen Ablauf auf. Der Versand dauert – anders als in Papierform – nur ein paar Sekunden. Auch die Erstellung der Dokumente geht schneller, da der Zeitaufwand um die Zeit reduziert wird, die es sonst dauert, die Dokumente auszudrucken und versandfertig zu machen.
Die Digitalisierung von Gehaltsabrechnungen spart damit nicht nur Zeit, sondern auch Platz. Es müssen keine großen Aktenschränke mehr befüllt werden, denn nach der Umstellung kann alles ganz einfach digital aufbewahrt werden. Das gilt für Arbeitgeber*innen wie für Arbeitnehmer*innen. So ist es zusätzlich leichter auch nach vielen Jahren noch den Überblick über alle Abrechnungen zu behalten, die in dieser Zeit angefallen sind.
Es entsteht also nicht nur mehr Platz, sondern auch deutlich weniger Müll. Schließlich werden Gehaltsabrechnungen monatlich aufgesetzt, was bei großen Unternehmen auch große Mengen an Papieraufwand jeden Monat bedeutet, sofern Lohndokumente in Papierform erstellt werden. Das muss nicht sein.
Der große Papierverbrauch bedeutet außerdem Kosten, die durch die Digitalisierung des Prozesses gespart werden können. Das gleiche gilt für Druck- und Portokosten. Dabei muss aber beachtet werden, dass durch die digitale Gehaltsabrechnung andere Kosten anfallen können, z.B. durch die Inanspruchnahme eines extern angebotenen Sicherheitskonzepts oder einer Software. Ggf. kommt es auch zu neuen Personalkosten.
Auch wenn der Datenschutz durch die Digitalisierung des Vorgangs nochmal durch ein neues Licht beleuchtet wird, ist er als solches nichts Neues für die Unternehmen. Auch die Lohnabrechnung in Papierform unterliegt dem Datenschutz. Es ist also nicht so, als wären die Unternehmen vor eine vollkommen neue Aufgabe gestellt. Neu sind im Grunde nur die datenschutzrechtlichen Vorschriften in Sachen digitaler Versand.
Es entsteht damit eine technische, zeitliche und die Kosten betreffende Entlastung für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnungen digital abwickeln. Eine digitale Erstellung war zudem auch schon bei Gehaltsabrechnungen in Papierform notwendig, denn die Dokumente müssen digital aufgesetzt worden sein, bevor sie in den Druck gehen. Dieser Schritt kann durch den digitalen Versand übergangen werden.
Digitale Lohnabrechnungen: Status-quo-Analyse
Es lohnt sich also für jene Unternehmen, die den digitalisierten Abrechnungsprozess noch nicht umsetzen, eine Status-quo-Analyse durchzuführen. Dabei gilt es zu ermitteln, wie nah die bereits bestehenden Vorgänge an der Digitalisierung dran sind. So könnte aufgedeckt werden, dass der Aufwand einer Umstellung möglicherweise gar nicht so groß ist, wie zunächst angenommen. So liegen z.B. ein Großteil der Dokumente ohnehin schon digital vor. Gilt dies auch für Gehaltsdokumente, läge es nahe, sich den Druck der Dateien zu sparen und stattdessen auf ihren digitalen Versand zu setzen. Die Umstellung wäre dann nicht mit Aufwand, sondern mit Erleichterung verbunden, da ein Schritt weniger anfallen würde.
Auch wenn es sich simpel anhört muss beachtet werden, dass nicht alle Unternehmen über notwendige interne Kenntnisse in Sachen Digitalisierung und Datenschutz verfügen. Hier bietet sich die Möglichkeit des Outsourcings der Prozesse an. Dies bedeutet die Inanspruchnahme einer externen Dienstleistung.
Doch auch wenn spezialisierte Dienste in Anspruch genommen werden sollen, lohnt sich vorab die Status-Quo-Analyse. Dabei sind folgende Fragen zu stellen:
- Werden bereits Dokumente digital aufbewahrt und wenn ja, wie groß ist ihr Anteil an der Gesamtheit der im Unternehmen umgehenden Dokumente?
- Mit welcher Begründung werden digitalisierte Dokumente ausgedruckt und in Papierform gehalten?
- Gibt es Listen, in die händisch Daten eingetragen werden und wenn ja, wäre es sinnvoller diese Dateien in Form z.B. eines Excel-Dokuments anzulegen?
- Welche technischen Kenntnisse liegen innerhalb des Unternehmens vor, die z.B. den Datenschutz bei digitalen Prozessen absichern könnten?
- Welche finanziellen Mittel bestehen, um auf einen externen Service zugreifen zu können, um die Digitalisierung von z.B. personaltechnischen Prozessen umzusetzen? Welche finanziellen Mittel würden durch die Digitalisierung dieser Vorgänge möglicherweise eingespart, die dann wiederum für die Finanzierung von externen Dienstleistungen verwendet werden könnten?
- Wie werden Lohnabrechnungen getätigt und wäre eine Digitalisierung dieses Prozesses im Rahmen der oben genannten Fragen realisierbar?
In der Realität ist es regelmäßig der Fall, dass Lohndokumente digital vorliegen. Die Digitalisierung ist damit lediglich für weitere Prozesse in der Lohnabrechnung erforderlich. Ob Unternehmen diesen letzten Schritt ebenfalls gehen, ist immer eine Einzelfallentscheidung. Fest steht jedoch, dass die komplette Digitalisierung des Workflows in der Lohnabrechnung zahlreiche Vorteile mit sich bringt.
