Stand: Oktober 2026
Meldepflicht für elektronische Kassensysteme: Was seit 2025 gilt
Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen ihre elektronischen Kassensysteme dem Finanzamt über ELSTER melden. Die Übergangsfrist für Bestandskassen ist am 31.7.2025 abgelaufen. Seitdem gilt die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO im laufenden Betrieb: Jede Anschaffung und jede Außerbetriebnahme ist innerhalb eines Monats mitzuteilen. Hier finden Sie, wer melden muss, welche Angaben nötig sind und was sich mit dem Zweiten Kassengesetz ändern soll.
Aktuell
Mit dem Zweiten Kassengesetz soll künftig auch der Wechsel der TSE meldepflichtig werden. Zudem soll ab 2028 eine Kassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 € Umsatz gelten – damit kommen neue meldepflichtige Kassen hinzu. Alles zur Kassenpflicht ab 2028 im Überblick
Die Meldepflicht auf einen Blick
Wer muss melden?
Alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 1 AO einsetzen – auch gemietete oder geleaste Kassen.
Was ist zu melden?
Anschaffung und Außerbetriebnahme jeder Kasse, mit Angaben zu Kasse, TSE und Anschaffungsdatum.
Wie wird gemeldet?
Elektronisch über ELSTER, getrennt je Betriebsstätte und stets mit allen Kassen der Betriebsstätte.
Bis wann?
Innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme. Für Bestandskassen lief die Frist bis 31.7.2025.
Wer muss Kassensysteme melden?
Die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO trifft alle Steuerpflichtigen, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abs. 1 AO erfassen. Dazu gehören elektronische und computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, außerdem EU-Taxameter und Wegstreckenzähler.
Hinweis: Nicht angeschaffte, also gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme stehen angeschafften Systemen gleich (Nr. 1.16.2.6 AEAO zu § 146a). Auch sie sind zu melden.
Für Unternehmen mit offener Ladenkasse gilt die Meldepflicht nicht, solange sie kein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen. Das kann sich ab 2028 ändern, wenn die geplante Kassenpflicht kommt.
Welche Angaben müssen gemeldet werden?
Nach § 146a Abs. 4 AO sind dem Finanzamt folgende Angaben mitzuteilen:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Art und Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Seriennummer der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Datum der Anschaffung
- bei Außerbetriebnahme: Datum der Außerbetriebnahme
Fristen der Kassenmeldung
- 1.1.2025 Meldung über ELSTER möglich Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit steht bereit. Die seit 2020 ausgesetzte Meldepflicht wird damit wirksam.
- bis 31.7.2025 Meldung aller Bestandskassen Systeme, die vor dem 1.7.2025 angeschafft wurden, mussten bis spätestens 31.7.2025 gemeldet werden.
- seit 1.7.2025 Laufende Meldepflicht Neu angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden, außer Betrieb genommene Systeme innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme.
- geplant ab 2028 Meldung des TSE-Wechsels Nach dem Regierungsentwurf zum Zweiten Kassengesetz soll auch ein Wechsel der TSE dem Finanzamt mitzuteilen sein. Mehr zum Zweiten Kassengesetz
Praxistipp
Die Außerbetriebnahme einer Kasse muss nur gemeldet werden, wenn zuvor auch ihre Anschaffung gemeldet wurde. Prüfen Sie bei Mandanten mit Kassenwechsel deshalb, ob die alte Kasse noch in der Meldung enthalten war.
Wie wird die Kasse gemeldet?
Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch: entweder per Direkteingabe im ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ in „Mein ELSTER“ oder über die ERiC-Schnittstelle, die in Kassen- und Kanzleisoftware eingebunden sein kann. Papiervordrucke sind nicht zulässig.
Wichtig – Meldung je Betriebsstätte: Jede Mitteilung bezieht sich auf eine Betriebsstätte, und jedes Aufzeichnungssystem ist genau einer Betriebsstätte zuzuordnen. Bei mehreren Betriebsstätten ist für jede eine eigene Mitteilung abzugeben. In jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme der Betriebsstätte anzugeben, nicht nur die neue oder ausgeschiedene Kasse (sogenannte Bruttomethode, Nr. 1.16.1.4 AEAO zu § 146a).
Beispiel
Ein Café mit drei gemeldeten Kassen schafft eine vierte an. Die neue Mitteilung muss alle vier Kassen enthalten. Wird später eine Kasse außer Betrieb genommen, enthält die nächste Mitteilung wieder alle Kassen der Betriebsstätte, die ausgeschiedene mit Datum der Außerbetriebnahme.
Was passiert bei Verstößen?
Ein eigener Bußgeldtatbestand für die Verletzung der Meldepflicht fehlt in § 379 AO. Die Meldung ist jedoch eine Handlungspflicht, die das Finanzamt mit Zwangsmitteln durchsetzen kann (Nr. 12.2 AEAO zu § 146a): Nach vorheriger Aufforderung kann es ein Zwangsgeld nach § 328 AO festsetzen. Fehlende oder fehlerhafte Meldungen können außerdem Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung wecken und im Ernstfall zu Hinzuschätzungen nach § 162 AO führen.
Bei einer Kassen-Nachschau achten Prüfer zudem darauf, ob die eingesetzten Systeme mit den gemeldeten übereinstimmen und ob die TSE gültig zertifiziert ist.
Hintergrund: Warum die Meldepflicht erst seit 2025 gilt
Die Meldepflicht ist mit dem Kassengesetz vom 22.12.2016 in § 146a Abs. 4 AO eingeführt worden und sollte ab dem 1.1.2020 gelten, zeitgleich mit der TSE-Pflicht und der Belegausgabepflicht. Weil es keine elektronische Übermittlungsmöglichkeit gab, hat das BMF die Meldepflicht mit Schreiben vom 06.11.2019 ausgesetzt. Mit dem BMF-Schreiben vom 28.06.2024 wurde die Aussetzung zum 1.1.2025 beendet und die Übergangsregelung für Bestandskassen geschaffen.
Häufige Fragen zur Meldepflicht für Kassen
Müssen alle Kassen dem Finanzamt gemeldet werden?
Ja, alle elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Abs. 1 AO, also elektronische Kassen, Registrierkassen, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. Das gilt auch für gemietete und geleaste Systeme.
Bis wann muss eine neue Kasse gemeldet werden?
Innerhalb eines Monats nach der Anschaffung. Dieselbe Frist gilt für die Meldung einer Außerbetriebnahme.
Muss eine offene Ladenkasse gemeldet werden?
Nein. Die Meldepflicht betrifft nur elektronische Aufzeichnungssysteme. Ab 2028 soll allerdings eine Kassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 € Umsatz gelten.
Muss bei einer neuen Kasse nur diese gemeldet werden?
Nein. In jeder Mitteilung sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme der Betriebsstätte anzugeben. Bei mehreren Betriebsstätten ist für jede eine eigene Mitteilung nötig.
Gibt es ein Bußgeld, wenn die Meldung fehlt?
Einen eigenen Bußgeldtatbestand gibt es derzeit nicht. Das Finanzamt kann die Meldung aber nach vorheriger Aufforderung mit einem Zwangsgeld durchsetzen. Zudem können Zweifel an der Kassenführung zu Hinzuschätzungen führen.
Muss auch ein Wechsel der TSE gemeldet werden?
Nach geltendem Recht nicht gesondert. Der Regierungsentwurf zum Zweiten Kassengesetz sieht eine solche Mitteilungspflicht aber vor.
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