Technische Richtlinie zur Kassenführung veröffentlicht

Der Umgang mit Kassen zur Erfassung von Bareinnahmen ist derzeit stark in den Fokus der Betriebsprüfung geraten. Durch neue gesetzliche Regelungen wurden die Anforderungen stetig verschärft.

Zu nennen ist zunächst das Auslaufen der im BMF-Schreiben vom 26.10.2010 - V A 4 - S 0316/08/10004-07 gesetzten Übergangsfrist für elektronische Registrierkassen. Hiernach muss eine entsprechende Kasse ab dem 01.01.2017 zwingend insbesondere über die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung verfügen.

Durch das sog. Kassengesetz vom 28.12.2016 (BGBl I 2016, 3152) wurden weitere verschärfende Bestimmungen aufgenommen. Ab 2018 ist mit der Kassennachschau eine weitere Spontanprüfung der Finanzbehörden möglich, die auch unangekündigt erfolgen kann.

Darüber hinaus müssen elektronische Kassensysteme ab dem 01.01.2020 mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) versehen werden. Für Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 angeschafft oder umgerüstet wurden, gilt bezüglich der Ausstattung mit einer TSE u.U. eine Übergangsfrist bis zum 01.01.2022.

Durch die Kassensicherungsverordnung vom 06.10.2017 (BGBl I 2017, 3515) wurde der grobe Rahmen festgelegt; sie regelt insbesondere, wann und wie die geforderte Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung zu erfolgen hat, und enthält Anforderungen an die Speicherung der Daten.

Mittlerweile wurden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auch technische Richtlinien veröffentlicht, in denen die technischen Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium und die einheitliche digitale Schnittstelle des elektronischen Aufzeichnungssystems festgelegt werden (hierzu auch BMF, v. 12.06.2018 - IV A 4 - S 0316/13/10005).

Von den drei veröffentlichten technischen Richtlinien erhält die TR-03153 über die „Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme“ die für den Nicht-Techniker relevanten Informationen. Die weiteren Richtlinien TR-03151 und TR-03116 (englisch) befassen sich mit dem „Secure Element API“ und kryptografischen Vorgaben für Projekte der Bundesregierung.

Diese gehen technisch sehr in die Tiefe und wenden sich damit an die Hersteller von Kassensystemen. Diese müssen ihre Systeme vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizieren lassen, damit diese Systeme den Vorgaben des Kassengesetzes entsprechen.

Generelle Vorgaben zur Technischen Richtlinie für Kassen

Die TSE ist der zentrale, übergreifende Teil der durch die KassenSichV definierten Schutzmaßnahmen, um Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der aufgezeichneten Daten sicherzustellen.

Das interne elektronische Aufzeichnungssystem der Kasse überträgt die zur Absicherung bestimmten Daten an die TSE.

Die technische Richtlinie definiert nun die rechtlichen Grundlagen für die Protokollierung, den Datenexport und die Belegausgabe sowie die Anforderungen an die Hersteller. Ferner werden das Sicherheitsmodul, die Einheitliche Digitale Schnittstelle sowie das Speichermedium als Teil der TSE dargestellt.

Aufzeichnungspflichtige Vorgänge werden in der Richtlinie in "Geschäftsvorfälle", "andere Vorgänge" und "technische Vorgänge" unterteilt:

  • Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens auswirken - also insbesondere alle Aufwands- und Erlösbuchungen sowie in Bezug auf die Kasse entsprechende Verbuchungen von Einnahmen und Entnahmen.
  • Andere Vorgänge sind Vorgänge im Aufzeichnungssystem oder in der TSE, die aber keine Geschäftsvorfälle darstellen (z.B. Trainingsbuchungen).
  • Technische Vorgänge sind Prozesse, die sich auf das Management bzw. die Konfiguration der TSE selbst beziehen (z.B. das Setzen der Uhrzeit).

Jeder Vorgang wird von der TSE in mehreren Schritten protokolliert, wobei jeder einzelne Schritt als "Transaktion" bezeichnet wird, die eine eindeutige, fortlaufende und manipulationssichere Transaktionsnummer erhält. Darüber hinaus wird ein Prüfwert erzeugt.

Die TSE muss den Export der gespeicherten, abgesicherten Daten ermöglichen (z.B. bei einer Betriebsprüfung). Die Richtlinie legt dabei fest, dass neben den kompletten Aufzeichnungen auch eine Ausgabe eines Intervalls von Transaktionsnummern möglich sein muss.

Das Aufzeichnungssystem muss in der Lage sein, eine Transaktion zu wiederholen, deren Ausführung durch die TSE fehlgeschlagen ist. Dabei kann es notwendig sein, alle Funktionsaufrufe zu wiederholen, die seit dem Ausstellen der letzten Log-Message erfolgt sind.

Das Sicherheitsmodul für Kassen

Die wichtigsten Funktionen des Sicherheitsmoduls sind:

  • ein manipulationssicherer Transaktionszähler,
  • eine Zeitquelle,
  • die Möglichkeit zur Erstellung von Protokolldaten über jeden Absicherungsschritt einer Transaktion und ein Signaturzähler.

Das Sicherheitsmodul kann in verschiedenen Ausprägungen realisiert werden.

Es verwaltet Aktualisierungen verschiedener Transaktionen intern und übernimmt die jeweiligen Anwendungsdaten für einen späteren Absicherungsschritt.

Hinweis: Das Sicherheitsmodul kann nur eine begrenzte Menge von parallelen Transaktionen verwalten. Daher muss die TSE gewährleisten, dass der interne Speicher im Sicherheitsmodul nicht überläuft und rechtzeitig eine Sicherung der offengehaltenen Transaktionen durchgeführt wird. Es führt für jeden Ablaufschritt einer Transaktion einen Absicherungsschritt durch.

Die Einheitliche Digitale Schnittstelle (EDS) umfasst:

  • eine Exportschnittstelle, die eine standardisierte Datensatzbeschreibung für den Export der gespeicherten, abgesicherten Grundaufzeichnungen aus der TSE bereitstellt, und
  • eine Einbindungsschnittstelle, die der Integration der TSE in das elektronische Aufzeichnungssystem dient und insbesondere den Export der gespeicherten abgesicherten Daten sowie Start, Update und Beendigung einer Transaktion unterstützen muss.

Bei Übertragungen über diese Schnittstellen sind verschiedene Log-Messages zu führen. So muss u.a. die Seriennummer des Aufzeichnungssystems, die Art des Vorgangs, die Transaktionsnummer und der aktuelle Signaturzähler festgehalten werden.

Das Speichermedium

In Verbindung mit der TSE muss das Speichermedium sicherstellen, dass sämtliche darauf aufgezeichneten Daten durch einen Steuerprüfer abgerufen werden können.

Es muss fest in die TSE integriert sein zur einheitlichen Strukturierung und Bezeichnung der aufzuzeichnenden. Damit, die auf dem Speichermedium aufgezeichneten Daten für die Protokollierung und den standardisierten Datenexport aus dem Speichermedium bzw. für die elektronischen Aufbewahrung einheitlich strukturiert und bezeichnet sind, wurde ein einheitliches Datenformat definiert.

Elektronische Kassensysteme und die GoBD

Im Schreiben vom 14.11.2014 - IV A 4 S 0316/13/10003 veröffentlichte das BMF die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Die darin enthaltenen Grundsätze sind für Veranlagungszeiträume ab dem 01.01.2015 anzuwenden.

Elektronische Kassensysteme und GoBD hängen stark miteinander zusammen. Die Kasse ist ein dem Buchführungsprogramm vorgelagertes System, dass entsprechend buchführungsrelevante Informationen erzeugt.

Neben dem Grundsatz der Einzelaufzeichnung, der auch im GoBD-Schreiben verankert ist, müssen Informationen zum elektronischen Kassensystem an sich und zu den damit im Zusammenhang stehenden technischen und betrieblichen Abläufen in der Verfahrensdokumentation nach den GoBD dargestellt werden.

Aktuelle Änderungen des AEAO zu § 146 AO

Auch in den aktuellen Änderungen des AEAO zu § 146 AO durch das BMF-Schreiben vom 19.06.2018 werden die elektronischen Kassen sowie die sog. offene Ladenkasse thematisiert.

Klargestellt wird z.B., dass buchführungspflichtige Steuerpflichtige für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch (ggf. in der Form aneinandergereihter Kassenberichte) zu führen haben.

Wie auch bereits im BMF-Schreiben von 2014 dargestellt, müssen Kundendaten nicht aufgezeichnet werden, sofern diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden.

Dies gilt auch, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem eine Kundenerfassung und Kundenverwaltung zulässt, die Kundendaten aber tatsächlich nicht oder nur teilweise erfasst werden.

Werden entsprechende Kundendaten aber tatsächlich aufgezeichnet, sind sie auch aufbewahrungspflichtig (ggf. bis zu zehn Jahren). Unschädlich ist es auch, wenn der Verkäufer aufgrund außerbetrieblicher Gründe tatsächlich viele seiner Kunden namentlich kennt.

Im Notfall zeigt sich die Finanzverwaltung kulant: Fällt ein elektronisches Kassensystem wegen eines Stromausfalls oder eines technischen Defekts aus, so ist während dieser Zeit eine Aufzeichnung auf Papier zulässig.

In diesem Fall gelten die Regelungen zur offenen Ladenkasse entsprechend (AEAO zu § 146 AO, Nr. 3.2 und 3.3). Ausfallzeiten müssen dokumentiert und ggf. belegt werden (z.B. durch die Rechnung über die Reparaturleistung).

Klargestellt wird auch, das alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die buchführungsrelevante Daten liefern, von der Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO betroffen sind.

Bei der Verwendung einer offenen Ladenkasse sowie einer Waage, die lediglich das Gewicht bzw. den Preis anzeigt und über keine Speicherfunktion verfügt, müssen die Einzeldaten der Waage nicht aufgezeichnet werden.

Erfüllt die Waage hingegen die Voraussetzung einer elektronischen Registrierkasse (also insbesondere Speichern und Möglichkeit der Einzelaufzeichnung), ist die Verwendung einer offenen Ladenkasse in dieser Kombination unzulässig.

Eine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht nicht. Einzelaufzeichnungen können durch die vollständige und detaillierte Erfassung) aller baren Geschäftsvorfälle in Form eines Kassenbuchs erfolgen.

Fazit: Ab jetzt verfügen die Hersteller also über die entsprechenden Vorgaben, um gesetzeskonforme Systeme ab 2020 zu entwickeln. Es zeichnet sich bereits ab, dass es im Detail verschiedene Varianten der TSE geben wird. Welche davon im Einzelnen für welchen Mandanten aufgrund ihrer Eigenschaften am besten passen, dürfte eine Frage sein, die an den steuerlichen Berater spätestens mit dem Vertriebsstart der neuen Systeme gestellt wird. Man wird also nicht ganz drumherumkommen, sich auch mit den technischen Themen der elektronischen Kassensysteme etwas näher zu befassen.

Thorsten Wagemann, Steuerberater, Dipl.-Wirtschaftsjurist

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