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Verfahrensrecht -

Elektronische Kassen und Aufzeichnungen: BMF veröffentlicht Anwendungserlass

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde § 146a AO eingeführt. Nun hat das BMF zu den neuen Vorgaben für elektronische Kassen- und Aufzeichnungssysteme einen Anwendungserlass veröffentlicht. Dabei stehen neben der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) Mitteilungs- und Belegpflichten im Fokus. Die Vorgaben greifen vielfach schon ab 2020.

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen wurde der § 146a AO (Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für die Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme; Verordnungsermächtigung) erlassen.

Dieser sieht vor, dass elektronische Kassensysteme ab dem 01.01.2020 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulation geschützt sein müssen. Mit Schreiben vom 17.06.2019 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) den Anwendungserlass zu § 146a AO veröffentlicht.

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Im Rahmen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurde § 146a AO eingefügt.

Danach gilt seit dem 31.12.2019: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

Das entsprechende elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte TSE zu schützen, welche aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle besteht.

Anwendungserlass zu § 146a AO

Das BMF-Schreiben zu § 146a AO präzisiert die Ansicht der Finanzverwaltung. Hervorzuheben sind dabei insbesondere folgende zuvor mit den Verbänden diskutierte Änderungen:

  • Nichtbeanstandungsregelung bei verbundenen Systemen

Grundsätzlich ist jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte TSE zu schützen.

Bei mehreren einzelnen elektronischen Aufzeichnungssystemen, wie beispielsweise Verbundwaagen, Bestellsysteme ohne Abrechnungsteil, App-Systeme, die mit einem Kassensystem verbunden sind, wird es nicht beanstandet, wenn die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen mit einer zertifizierten TSE geschützt werden, die alle im Verbund befindlichen elektronischen Aufzeichnungssysteme gemeinsam nutzen.

  • Zeitlicher Anwendungsbereich

Grundsätzlich gelten die Regelungen des § 146a AO erstmals für Kalenderjahre, die nach dem 31.12.2019 beginnen. Jedoch dürfen alle nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafften Registrierkassen, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind und somit die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden.

Dazu sind die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen der Systemdokumentation beizufügen. Dies kann z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers erfolgen. Die Ausnahmeregelung umfasst jedoch nicht PC-Kassensysteme.

  • Mitteilungspflichten nach § 146a EStG

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat dies dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems mitzuteilen.

Der Anwendungserlass stellt somit klar, dass für vor dem 01.01.2020 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme eine Mitteilung bis spätestens zum 31.01.2020 zu erfolgen hat und keine weitere Nichtbeanstandungsfrist zugestanden wird. Dies gilt jedoch nicht für Registrierkassen, für die die Übergangsregelung bis zum 31.12.2022 gilt.

  • Belegausgabe

Da ab dem 01.01.2020 die sogenannte Belegausgabepflicht besteht, ist allen am Geschäftsvorgang Beteiligten in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang ein Beleg zur Verfügung zu stellen. Dabei kann die Ausstellung des Belegs mit Zustimmung des Belegempfängers in einem standardisierten Dateienformat erfolgen.

Nach dem Anwendungsschreiben können dies JPG-, PNG- oder PDF-Datenformate sein. Eine Befreiung kann im jeweiligen Einzelfall beantragt werden, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den Steuerpflichtigen besteht.

Praxishinweis

Zwar hat das BMF durch den nun veröffentlichten Anwendungserlass ausführlich zu den Anforderungen des § 146a AO Stellung genommen; vor dem Hintergrund, dass jedoch nur wenige Monate zur Umsetzung bleiben und wohl noch keine zertifizierten TSE auf dem Markt verfügbar sind, darf bezweifelt werden, ob die angestrebte zeitliche Umsetzung eingehalten wird. Steuerpflichtige sollten die weitere Entwicklung verfolgen und entsprechend reagieren.

BMF, Schreiben v. 17.06.2019 - IV A 4 – S 0316-a/18/10001/2019/0511938

Quelle: Steuerberater und Dipl.-Volkswirt Volker Küpper

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